Cum faci să lucreze (bine) două departamente care fuzionează într-o echipă nouă?

Cum faci să lucreze (bine) două departamente care fuzionează într-o echipă nouă?

de Mihai Curelea, Managing Partner, Develor România

În organizațiile mari, se întâmplă destul de frecvent ca diferite departamente sau echipe să fuzioneze, cu scopul de a îmbunătăți performanța globală sau pentru a optimiza folosirea resurselor companiei. Este însă esențial ca aceste echipe să fuzioneze corect, pentru a putea depăși problemele inițiale legate de neîncredere și lipsa de cunoaștere a noilor colegi.

fig 1

După depășirea acestor provocări, echipa va putea să lucreze și să coopereze eficient sub conducerea unui nou lider. Este însă important să se stabilească un set de reguli de comunicare în cadrul echipei, astfel încât să fie evitate problemele legate de neclaritatea responsabilităților și a sarcinilor pentru fiecare membru al echipei. Dacă nu există dorința de comunicare între echipele inițiale, pot rezulta două grupuri separate, incapabile să comunice eficient. Astfel, o mare parte din timpul şi energia lor se va irosi pe nevoile de bază ale comunicării, în locul unei activități eficiente și înalt-calitative.

Team Sociomapping este un instrument de ultimă generație, pe care îl folosim cu succes atunci când suntem chemați de clienții nostri pentru rezolvarea problemelor legate de echipe, pentru îmbunătățirea performanței echipelor și pentru monitorizarea și susținerea schimbărilor. Acest studiu de caz arată cum Team Sociomapping poate fi instrumentul care îmbunătățește comunicarea în cadrul unei echipe care a fuzionat din două departamente diferite.

fig 2Team Sociomapping are la bază ­principiile sociometriei, fiind alcătuit din:

o metodă de vizualizare tridimensională, construită pe baza metaforei peisajului, pentru a descrie interacțiunile din interiorul echipei într-o manieră ușor de citit și de interpretat;

o abordare de tip „team coaching”, care include evaluarea de tip feedback 360°. Prin vizualizarea rezultatelor ce au forma unor hărți sociometrice în 3D, se obține o metodă inovatoare de abordare a dezvoltării echipei.

Contextul clientului și descrierea echipei

Clientul, o importantă instituție financiară internațională, ne-a chemat la o jumătate de an după fuzionarea a două departamente importante din cadrul companiei: cel juridic şi cel de conformitate. Liderul departamentului juridic a devenit liderul noii echipe formate, în timp ce liderul departamentului de conformitate a părăsit compania. Motivul pentru care clientul nostru a apelat la consultanță a fost următorul: deși era evident că noul departament nu funcționa ca un întreg, era dificil „să pună degetul pe rană” și să identifice în mod concret și specific obstacolele care influențau negativ productivitatea echipei. Mai mult, în afară de identificarea problemelor echipei, clientul nostru și-a dorit o modalitate de a-i aduce pe toți membrii echipei la aceeași masă, pentru a discuta deschis despre problemele care-i afectează.

 Principalele probleme și abordarea

Noua echipă s-a confruntat cu două probleme majore:

* fuzionarea și stabilirea unei comunicări eficiente între membrii noii echipe;

* poziționarea liderului noului
departament.

fig 3Unul dintre elementele-cheie în depășirea cu succes a acestor obstacole din interiorul echipei îl reprezintă stabilirea unor canale eficiente de comunicare, care sunt ulterior adoptate și utilizate de către fiecare membru al echipei. Însă acest lucru poate fi dificil, pentru că este posibil ca echipele inițiale să fie obișnuite să comunice în moduri diferite, imposibil de implementat în aceste condiții noi.

Prin urmare, am utilizat în mod repetat, la intervale regulate, Team Sociomapping, pentru două zone de interes:

1) frecvența comunicării între ­fiecare membru al echipei, la nivelul actual și la nivelul  dorit;

2) eficiența comunicării, măsurată ca pondere între calitatea informațiilor transmise și importanța lor.

O altă parte necesară a intervenției cu Team Sociomapping a constat în facilitarea unui workshop în care rezultatele au fost prezentate echipei și analizate în grup. Discuțiile de grup i-au ajutat pe membrii echipei să-și identifice sursele problemelor de comunicare și relaționare și au facilitat o adoptare mai ușoară a planurilor de acțiune pentru îmbunătățirea situației actuale.

Cea mai mare provocare într-un astfel de workshop este legată tocmai de prezentarea rezultatelor. Deoarece, într-o analiză sociometrică membrii unui grup răspund la întrebări „fiecare pentru fiecare” în mod anonim, rezultatele finale arată modul în care se percep aceștia din perspectiva comunicării și relaționării.

Pentru a evita „situațiile delicate”, hărțile sunt întotdeauna interpretate în avans de către consultant împreună cu deținătorul proiectului, pentru a identifica „zonele fierbinți” și pentru a pregăti cea mai bună strategie pentru o abordare constructivă a discuțiilor în timpul workshopului.

 

Rezultate

Hărțile sociometrice folosite
oferă două tipuri de informații:

Înălțimea: exprimată prin culoarea scalei (de la albastru-scăzut la roșu-aprins), indică, în medie, cât de activ comunică fiecare membru al echipei pe probleme legate de serviciu. Cu cât un membru al echipei se află într-o zonă mai înaltă, cu atât mai activ este în comunicare și invers.

Distanța: distanța dintre membri indică intensitatea comunicării reciproce, respectiv cât de des comunică membrii echipei între ei pe probleme legate de serviciu. Cu cât aceștia se află la o distanță mai mică unii față de ceilalți pe hartă, cu atât mai frecvent comunică între ei și invers. (fig. 1)

Analiza frecvenței comunicării a arătat faptul că, după o jumătate de an de la fuzionare, echipa nu reprezintă un grup integrat, ci, dimpotrivă, formează două grupuri separate, distanțate în ceea ce privește nivelul comunicării reciproce, după cum reiese din harta sociometrică de pe pagina alăturată. De asemenea, iese în evidență într-un mod interesant poziția liderului echipei, Fred, la marginea hărții, distanțat de noii subordonați.

Harta frecvenței optime a comunicării arată că grupurile formate din echipele inițiale sunt încă distanțate în ceea ce privește dorința de a comunica mai mult. La întrebarea legată de frecvența optimă a comunicării, membrii celor două echipe inițiale nu văd încă beneficii în creșterea frecvenței comunicării reciproce. Cu toate acestea, există cereri reciproce pentru creșterea frecvenței comunicării între membrii ambelor grupuri (săgețile negre), care apar ulterior și în comentariile personale. (fig. 2)

 

Analiza prin Team Sociomapping a importanței și eficienței comunicării indică un aspect important: calitatea comunicării managerului (Fred) nu corespunde deloc importanței acesteia. De aceea, Fred se află în cea mai proastă poziție pe harta eficienței comunicării. Din nou, harta sociometrică indică cererile reciproce pentru creșterea eficienței comunicării. (fig. 3)

 

Analiza comunicării realizată cu ajutorul Team Sociomapping arată că, în ultimul timp, echipa formată a întâmpinat probleme la nivelul frecvenței și eficienței comunicării, în special între echipele inițiale care au fuzionat. Relațiile formale și informale din cadrul echipei nu au corespuns dorințelor și cererilor membrilor; echipa nu a fost percepută ca un întreg în cadrul companiei.

Și poziția managerului a fost un aspect problematic, el fiind criticat pentru ineficiența comunicării (în special de către cei care alcătuiau departamentul de conformitate), inaccesibilitate în situații critice, management inadecvat, leadership ineficient în cadrul întâlnirilor și interes scăzut față de evenimentele echipei.

Analiza sociometrică inițială și ­workshopul asociat au ajutat echipa să-și înțeleagă problemele în mod specific și concret. O caracteristică unică a Team Sociomapping este abilitatea de a afișa rezultatele într-un format vizual clar şi inteligibil, care ajută personal fiecare membru al echipei să identifice rezultatele. În timpul workshopului, au adoptat pași concreți care să conducă la îmbunătățirea comunicării dintre grupuri, au învățat cum să împărtășească informații și sarcini specifice și, de asemenea, ­și-au îmbunătățit relațiile informale.

Evaluările repetate la intervale regulate, folosind același instrument și răspunzând la aceleași întrebări, i-au ajutat să-și monitorizeze progresele, să identifice ce funcționează și ce nu în strategia lor și să-și adapteze acțiunile în funcție de rezultatele obținute.