Restabilirea cooperării la nivelul top managementului

de Mihai Curelea, Managing Director Develor România

Team Sociomapping a fost utilizată pe scară largă de către clienţii noştri pentru a rezolva problemele apărute la nivelul echipelor, pentru a îmbunătăţi performanţa, pentru a urmări şi pentru a susţine schimbările organizaţionale. Acest studiu de caz arată cum Team Sociomapping poate fi folosită pentru a restabili efi cienţa cooperării la nivelul echipei
de top management.

Climatul creat în jurul echipelor de top management este solicitant şi tensionat. Managementul superior emite cerinţe exigente privind cooperarea, disponibilitatea membrilor echipei de a lucra împreună, calitatea comunicării şi a feedback-ului. Este esenţial ca echipele de top management să înfrunte în mod direct problemele apărute în interior. Prin soluţionarea conflictelor, prin restabilirea rolurilor în cadrul echipei şi prin adoptarea unor paşi care să conducă spre rezolvarea întregii situaţii, pot să transforme dificultăţile în oportunităţi.

grafic 1Team Sociomapping este un instrument alcătuit din:
1 o metodă de vizualizare, construită pe metafora peisajului (1), pentru a prezenta interacţiunile din cadrul echipei într-un mod uşor de citit şi de înţeles;

2 „o abordare de tip team coaching”, care integrează feedbackul 360°, atât pentru training, cât şi pentru teambuilding.

Prin vizualizarea şi interpretarea în grup a datelor sub formă de hartă sociometrică, se obţin date noi, ce asigură
facilitarea dezvoltării echipei.

Descrierea cazului

Clientul este o companie farmaceutică internaţională. Analiza cu ajutorul Team Sociomapping a fost realizată la nivelul
echipei managementului superior, într-o sucursală regională. Echipa a fost alcătuită din opt membri: CEO, directorul de finanţe, directorul de HR, directorul departamentului de Research & Development, precum şi directori ai altor departamente specifice. Analiza a fost iniţiată de CEO, care a simţit că echipa nu comunică şi nu cooperează eficient, că directorii nu se concentrează pe sarcinile lor specifice şi că nu există sprijin reciproc la nivelul echipei.

Abordarea şi principalele probleme

Cel mai adesea, problemele cu care se confrunta echipa de top management îşi aveau sursa într-o comunicare deficitară. Acestea sunt, în general, evidenţiate atunci când se încearcă stabilirea canalelor de comunicare, a regulilor şi a normelor de cooperare, a gradului de disponibilitate reciprocă a membrilor echipei, şi când se furnizează feedback. Este importantă analiza situaţiei în interiorul echipei care trece printr-o perioadă tensionată şi presărată cu conflicte. Această intervenţie ar trebui să-i ajute pe membrii echipei să inţeleagă situaţia dificilă prin care trec şi să adopte paşii şi procesele necesare pentru a funcţiona ca o echipă ultraperformantă.

Prin urmare, analiza cooperării, realizată cu ajutorul Team Sociomappigrafic 2ng, a avut două arii de interes major:

1 disponibilitatea reciprocă a membrilor echipei, la nivel actual, precum şi la nivel optim (cum este acum şi cum ar trebui să fie);
2 importanţa şi eficienţa cooperării.

Îmbinarea acestor două elemente le-a arătat membrilor echipei imaginea din care reiese unde se află problemele care diminuează eficienţa echipei. Dincolo de impactul vizual, care a ajutat echipa să conştientizeze mai bine problemele de cooperare, discuţiile facilitate în cadrul workshopului de dezvoltare (parte integrantă a analizei Sociomapping) i-au ajutat pe membrii echipei să identifice şi să agreeze împreună soluţiile ce ar trebui adoptate pentru a îmbunătăţi performanţa echipei.

Rezultate
Hărţile disponibilităţii actuale (2) şi a celei optime (3) indică un nivel ridicat de disponibilitate pentru aproape toţi membrii echipei, cu excepţia a doi directori, Paulina şi George. Disponibilitatea acestora este mai redusă decât a celorlalţi membri ai echipei, după cum indică săgeţile negre din harta disponibilităţii actuale şi după cum reiese şi din cererile de creştere a nivelului de disponibilitate, indicate de harta nivelului optim al disponibilităţii.

Team Sociomapping indică două tipuri de informaţii:
grafic 3Înălţimea – exprimată prin intermediul scalei de culori (de la albastru la roşu). Acest nivel arată o medie a nivelului de
comunicare al fiecărui membru al echipei; Distanţa (dintre membri) – indică intensitatea comunicării reciproce. Harta privind importanţa cooperării (4) arată nivelul critic din cadrul echipei. Harta eficienţei cooperării (5) subliniază faptul că totuşi calitatea nu corespunde cu importanţa pe care membrii echipei o atribuie cooperării reciproce. Prin urmare, eficienţa cooperării nu este una excelentă. Situaţia problematică a Paulinei şi a lui George este ilustrată pe harta eficienţei cooperării prin poziţiile lor în cadrul hărţii, precum şi prin săgeţile negre, care indică o cerere pentru o creştere a eficienţei cooperării.

Analiza prin intermediul Team Sociomapping a demonstrat că echipa are probleme la nivelul eficienţei cooperării.
Calitatea înaltă a cooperării este esenţială în cazurile în care există şi o importanţă majoră a cooperării. Dacă nu există echilibru între calitatea şi importanţa cooperării, eficienţa echipei scade. Eficienţa cooperării este crucială la nivelul echipelor de top management. Afişarea rezultatelor prin intermediul hărţilor a ajutat membrii echipei să înţeleagă mai bine situaţia şi să elaboreze planuri individuale de acţiune pentru a îmbunătăţi eficienţa cooperării
în cadrul echipei, astfel încât aceasta să corespundă nivelului optim dorit.

O altă problemă a fost aceea a poziţiei celor doi membrii ai echipei: Paulina şi George. Coeziunea este foarte ridicată
în echipele mangementului superior, astfel că problemele cu un membru al echipei pot afecta cooperarea la nivelul întregii echipe. A fost necesară găsirea unei soluţii. O imagine clară a situaţiei, utilizând hărţile, i-a ajutat pe membrii
echipei să-şi clarifice reciproc aşteptările şi să conştientizeze necesitatea îmbunătăţirii cooperării. Paşii au fost adoptaţi atât pentru a îmbunătăţi cooperarea dintre Paulina şi George cu restul echipei, cât şi pentru a eficientiza schimbul reciproc de informaţii, procese şi sarcini.

Analiza cu ajutorul Team Sociomapping identifică problemele menţionate anterior privind cooperarea la nivelul  echipei şi astfel ajută membrii echipei să înţeleagă problemele şi să adopte soluţiile potrivite pentru îmbunătăţirea situaţiei actuale. O caracteristică unică a Team Sociomapping este aceea de a afişa rezultate într-o formă vizuală clară şi inteligibilă, ajutând astfel membrii echipei să se identifice personal cu rezultatele prezentate.