Cum să rămâi concentrat atunci când lucrezi la mai multe proiecte simultan

Cum sa ramai concentrat atunci cand lucrezi la mai multe proiecte simultan

Puțini oameni au astăzi luxul de a lucra la câte un proiect pe rând. Majoritatea dintre noi jonglează cu sarcinile mai multor echipe simultan. Teoretic, acest sistem oferă o serie de avantaje. Îți poți pune la dispoziție experiența unde și când este cel mai necesar, împărtășești cunoștințele în diverse grupuri și schimbi proiectele în timpul perioadelor de criză, evitând, astfel, inactivitatea costisitoare.

Totuși, după cum afirmă autorii unui articol pe Harvard Business Review, realitatea din ultimii 15 ani este mult mai complicată. Încercarea de a face față mai multor sarcini în același timp, pentru proiecte diferite, este foarte stresantă și mai puțin productivă decât ar sugera teoria. Pe lângă faptul că necesită mai mult timp, atenția distributivă afectează concentrarea și energia. Nu doar că mereu alergi să te împarți între echipe, dar trebuie și să te adaptezi la roluri diferite. Uneori ești propriul șef, alteori ești junior într-un grup. Acest lucru schimbă nu doar nivelul de responsabilitate, ci și capacitatea de a jongla resursele atunci când echipa ajunge într-o perioadă critică.

Echipele diferite presupun și propriile culturi unice, inclusiv relațiile, rutinele, simbolurile, glumele și așteptările, ceea ce necesită energie pentru a fi gestionate. Iar dacă nu îți planifici și nu negociezi cu atenție contribuția ta în cadrul fiecărei echipe, este foarte probabil ca, într-un final, să realizezi că bați pasul pe loc, în loc să înaintezi în dezvoltarea proprie.

Te întrebi cum îți poți gestiona timpul și dezvoltarea în timp ce lucrezi cu mai multe echipe, dar și să rămâi concentrat pe ceea ce este esențial? Începe cu o planificare avansată și urmează câteva reguli simple:

Prioritizarea și etapizarea muncii

Privește imaginea de ansamblu. Dacă îți îndrepți atenția doar asupra sarcinilor din ziua respectivă, ajungi într-o poziție reactivă, gata pentru a interveni în situații neprevăzute. Programează o verificare periodică a statutului fiecărui proiect pentru a nota etapele importante. Prin identificarea proactivă a perioadele critice, atunci când mai multe proiecte au cerințe ridicate, poți să îți gestionezi mai bine timpul și să îți stabilești așteptările. Viteza și solicitările proiectelor determină frecvența ideală pentru monitorizări. În același timp, stilul de conducere și vechimea părților interesate stabilește tonul pentru a determina prioritățile în momentele critice.

Etapizare strategică. Este mai bine să alegi o singură sarcină și să te concentrezi pe asta intens, decât să jonglezi cu mai multe. Decide asupra unei serii de rezultate pe care trebuie să le atingi. Definește care acțiuni sunt necesare pentru a obține numai acele rezultate și ține-te de ele. Cercetările arată că reziduurile de atenție – gândurile rămase de la un proiect precedent – ocupă un spațiu mental important. Așadar, cu cât sunt mai puține transferuri pe zi între proiecte, cu atât mai bine. Dacă trebuie să îndeplinești mai multe sarcini, coordonează și grupează toate sarcinile compatibile. De exemplu, dacă știi că va trebui să răspunzi la apeluri telefonice în intervale aleatorii, lucrează la o sarcină care poate fi întreruptă în orice moment.

Stabilirea și comunicarea așteptărilor

Protejează-te. Când te concentrezi asupra unei sarcini cu prioritate ridicată, acordă-ți o evadare mentală de la sustrageri inutile. De exemplu, dacă le spui oamenilor să nu se aștepte la un răspuns imediat (pe mail), îți câștigi timp pentru a te concnetra, asigurându-i că le vei acorda atenție mai târziu. Dacă le lași un număr de telefon, sugerează că ești disponibili pentru a răspunde. Asta îi va face pe oameni să se gândească de două ori dacă apelul lor are nevoie de o atenție imediată.

Documentează și comunică progresul. Văzând cum lucrurile se mișcă, liderii de echipă se simt împuterniciți și în control. Fii sincer atunci când apar probleme. Cu cât mai devreme vei recunoaște o problemă, cu atât mai mult liderii vor avea încredere în tine. Unul dintre autorii articolului povestește cum un membru al echipei de cercetare avea un răspuns foarte scurt la cererile echipei: „Mă ocup”. Dar chiar și acest răspuns le spunea colegilor că el a primit cererea lor și urmează să revină atunci când poate oferi mai multe detalii.

Optimizarea dezvoltării tale

Cunoaște-te pe tine însuți. Un mare dezavantaj care există atunci când lucrezi la mai multe proiecte este expunerea trunchiată la experți din diferite domenii, reducând atât șansa de a învăța de la ei, cât și capacitatea de a crea o impresie. Sub presiunea timpului, există ispita ca fiecare persoană să contribuie acolo unde are deja cunoștințe aprofundate, în loc să investească în educația și creșterea membrilor. Trebuie să-ți extinzi obiectivele de dezvoltare și progresul în direcția lor. Află către cine altcineva din echipă vrei să ai expunere. Asigură-te că obiectivele tale de dezvoltare sunt explicite atât pentru conducătorul echipei, cât și pentru acei experți.

Forțează-te. După ce ai identificat obiectivele de dezvoltare, planifică în avans timp pentru învățarea propriu-zisă. Cercetările arată că un factor critic al învățării este timpul petrecut reflectând și integrând noi informații. Aceasta este o provocare, deoarece lucrul în mai multe echipe ne obligă să jonglăm cu proiectele special pentru a reduce perioadele inactive. Prin urmare, trebuie să programezi în mod intenționat și explicit timp pentru reflecție.

În întreaga lume, beneficiile financiare semnificative ale activităților simultane arată că acest model a devenit un mod de viață, în special în ceea ce privește activitatea de cunoaștere. Asta se întâmplă în ciuda stresului și a riscurilor care pot apărea pentru persoanele care lucrează în mai multe echipe. Ca unul dintre acei membri ai echipei, poți gestiona compromisurile de a lucra într-o organizație extrem de implicată și poți culege singur unele beneficii.

Foto credit: Paul Skorupskas / Unsplash

Citeste articolul original de la Harvard Business Review