10 sfaturi de urmat în documentarea KPIs

10 sfaturi de urmat în documentarea KPIs

ADRIAN BRUDAN, MANAGER SOLUŢII PERFORMANŢĂ STRATEGICĂ, ACUMEN INTEGRAT

 

Într-un articol recent, am discutat pe larg despre prima etapă  importantă a procesului de măsurare a performanţei organizaţionale, şi anume despre identifi carea şi selecţia indicatorilor de performanţă  KPIs). În această ediţie, voi prezenta principalele coordonate pe care ar fi util să le luaţi în seamă atunci când vine vorba despre documentarea şi confi gurarea KPIs.

 

Procesul de documentare şi confi gurare a indicatorilor de performanţă face posibil ca indicatorii selectaţi să fi e acţionabili, prin stabilirea defi niţiei, a scopului efectuării măsurării, a formulei de calcul, a ţintelor care trebuie atinse, a metodelor de colectare şi raportare a datelor şi, nu în ultimul rând, a custozilor şi responsabililor datelor care se colectează.

10 sfaturi pentru documentarea şi configurarea KPIs

10 sfaturi KPIÎn urma fi nalizării procesului de selecţie, are loc confi gurarea  indicatorilor de performanţă prin documentare. Rezultatul constă într-un set complet de detalii relevante pentru fi ecare KPI, precum şi în activarea fi ecărui indicator de performanţă astfel încât datele să poată fi raportate şi analizate într-o etapă ulterioară. În continuare, puteţi citi principalele 10 idei utile în acest proces.

 

1. Conectaţi indicatorii de performanţă la obiectivele strategice relevante (în amonte) şi, respectiv, la iniţiativele organizaţionale (în aval). Este important să faceţi acest lucru, pentru că astfel ele vor fi transformate în obiective SMART (Specifi c, Măsurabil, Abordabil/Atins, Relevat, Încadrat în timp). Setarea iniţiativelor organizaţionale sprijină îndeplinirea obiectivelor strategice propuse prin îmbunătăţirea rezultatelor măsurate cu ajutorul KPIs.

2. Stabiliţi un custode, responsabil de colectarea datelor pentru fi ecare indicator de performanţă. Unui custode îi poate fi încredinţată  responsabilitatea de a colecta datele unui singur KPI sau unui grup de KPIs. Strângerea datelor pentru fi ecare KPI este un proces care necesită claritate, transparenţă şi responsabilitate din partea unui custode. O astfel de abordare de management va asigura disponibilitatea datelor pentru a fi analizate şi raportate în timp util.

3. Elaboraţi un formular personalizat de documentare a fi ecărui KPI,  care să conţină toate detaliile relevante care-l descriu. Pentru a deveni mai facilă, documentarea indicatorilor de performanţă poate fi realizată prin intermediul unui formular (template), în care sunt structurate principalele detalii considerate relevante pentru organizaţie. Portalul www.IndicatoridePerformanta.ro conţine un astfel de model de documentare a KPIs, care poate fi personalizat cu uşurinţă la nivel organizaţional.

4. Defi nirea indicatorilor de performanţă este un element important al procesului de documentare, pentru că oferă claritate. Evitaţi definiţiile tunel. Repetarea numelui unui indicator în cadrul defi niţiei nu adaugă valoare. Bunele practici în utilizarea indicatorilor de performanţă necesită o documentare amănunţită a ceea ce ei reprezintă. O defi niţie adecvată unui KPI ar trebui să depăşească stadiul de menţionare a numelui său şi să furnizeze o explicaţie simplă şi elocventă a ceea ce reprezintă.

5. Numele fi ecărui KPI trebuie să fi e scurt, simplu şi cât mai relevant. Identifi caţi tipul de unitate de măsură care caracterizează indicatorii de performanţă, per ansamblul lor. Cel mai des întâlnite sunt % (procent), # (număr) sau $ (valoare monetară). Fiind entităţi măsurabile, fiecare KPI are ataşat un tip de unitate de măsură. Pentru a simplifi ca procesul de comunicare, folosiţi simbolul în locul cuvântului (de ex., % Satisfacţie clienţi, # Ore de instruire per angajat, $ Cifră de afaceri).

6. Asiguraţi-vă că fi ecare KPI are un scop clar identifi cat şi explicat. Separarea dintre defi niţia unui indicator de performanţă şi scopul în care se foloseşte este esenţială. Scopul exprimă motivul pentru utilizarea respectivului KPI şi, prin urmare, reprezintă una dintre componentele-cheie ale formularului de documentare.

7. Clarifi caţi constant statusul de raportare al fi ecărui KPI: activ – datele sunt disponibile şi colectate, inactiv – datele nu sunt disponibile. Activarea indicatorilor de performanţă înseamnă trecerea de la starea de KPI inactiv (atunci când datele nu sunt disponibile) la cea de KPI activ (atunci când datele sunt raportate şi are loc un proces clar în acest sens, în mod regulat).

8. Determinaţi frecvenţa de generare a datelor, precum şi frecvenţa de raportare pentru fi ecare KPI. Datele pentru unii KPIs, cum ar fi „# Vizite pe website”, pot fi colectate uşor, cu o frecvenţă zilnică. Pentru alţi KPIs, cum ar fi „% Implicarea angajaţilor” (% Employee engagement), culegerea de date necesită costuri şi eforturi considerabile. Frecvenţa de raportare este infl uenţată de factori cum ar fi costul, efortul de colectare a datelor şi complexitatea tehnică.

9. Documentaţi sursa din care provin datele colectate pentru fiecare KPI. Înţelegerea indicatorilor de performanţă este dependentă de o înţelegere clară a datelor care stau în spatele lor, precum şi a surselor de colectare.

10. Păstraţi numele fi ecărui indicator cât mai concis posibil. Standardizarea numelui indicatorilor şi scurtarea lor sprijină procesul de comunicare şi permit o vizualizare optimă a KPIs, în dashbourd-urile şi scorecard-urile de performanţă în care sunt setaţi.