Evaluarea şi realinierea KPIs

Evaluarea şi realinierea KPIs

de Adrian Brudan, Manager Soluții performanță strategică, Acument Integrat

O ultimă etapă importantă în cadrul procesului de măsurare a performanţei organizaţionale este reprezentată de evaluarea rezultatelor de performanţă şi recalibrarea indicatorilor de performanţă (KPIs).

KPI

Pe de o parte, evaluarea performanţei pe baza rezultatelor de performanţă colectate, analizate şi raportate reprezintă un proces esenţial care vizează definirea şi implementarea acelor iniţiative / acţiuni necesare pentru îmbunătăţirea performanţei organizaţiei în zonele în care indicatorii de performanţă nu şi-au atins ţintele stabilite.

Pe de altă parte, evaluarea performanţei reprezintă o bună oportunitate pentru recalibrarea sistemului de măsurare a performanţei pe baza KPIs în funcţie de necesităţile business-ului şi de schimbările din mediul extern care au putut conduce la necesitatea adaptării strategiei şi a obiectivelor strategice setate.

10 sfaturi pentru evaluarea şi realinierea indicatorilor de performanţă

1. Realizaţi întâlniri de performanţă care să vizeze evaluarea rezultatelor de performanţă şi recalibrarea indicatorilor de performanţă în mod constant. Astfel de întâlniri ar trebui să se desfăşoare lunar, să dureze minimum o oră şi să fie onorate de toţi factorii-cheie din organizaţie care au influenţă asupra îmbunătăţirii performanţei.

2. Separaţi întâlnirile de performanţă strategică de cele care tratează subiecte legate de evaluarea şi îmbunătăţirea performanţei operaţionale. Când nu se produce această separare, sunt şanse ca întâlnirea de evaluare a performanţei să fie acaparată de discuţii care vizează performanţa organizaţiei pe termen scurt, la nivel operaţional, versus termen lung, la nivel strategic. Evaluarea rezultatelor de performanţă şi realinierea KPIs la nivel strategic/organizaţional reprezintă o activitate cel puţin la fel de importantă ca întâlnirile care tratează aspectele operaţionale pentru îmbunătăţirea performanţei pe termen scurt.

3. În general, datele de performanţă nu sunt disponibile la sfârşitul unei luni de activitate pentru toţi KPIs monitorizaţi în scorecard-urile şi/sau dashboard-urile de performanţă. Alocaţi o perioadă de minimum trei săptămâni pentru colectarea întregului set de date pentru indicatorii de performanţă măsuraţi, procesarea datelor şi realizarea raportului de performanţă pentru luna precedentă.

4. Odată ce datele pentru toţi KPIs au fost procesate, dar înainte de stabilirea întâlnirii de evaluare a performanţei, este recomandat ca pentru acei KPIs ale căror valori înregistrate sunt sub ţintele de performanţă stabilite să se ceară un raport cu recomandări de iniţiative pentru îmbunătăţirea performanţei. Este indicat ca acestea să vizeze personalul cu impact direct asupra respectivei zone de performanţă monitorizate, cum ar fi angajaţii din prima linie, dacă este cazul.

5. Prioritizarea aspectelor care vor fi tratate în cadrul întâlnirilor pentru evaluarea performanţei şi recalibrarea KPIs este un alt aspect esenţial şi important care trebuie avut în vedere în momentul stabilirii agendei întâlnirii. Recomandarea este ca, din cauza timpului redus, într-o primă fază, să fie analizaţi acei indicatori de performanţă aflaţi pe „roşu”, adică ale căror rezultate măsurate sunt sub limitele de toleranţă stabilite iniţial. În limita timpului disponibil, se pot supune dezbaterii şi alte aspecte mai puţin critice punctate pe ordinea de zi.

6. Agenda unei întâlniri de performanţă ar trebui să trateze subiecte precum: prezentarea rezultatelor, analizarea cauzelor care au condus la neatingerea ţintelor de performanţă stabilite pentru indicatori de performanţă supuşi analizei, analizarea riscurilor şi a impactului acestora, propunerea de iniţiative şi acţiuni pentru îmbunătăţirea performanţei, monitorizarea status-ului iniţiativelor propuse anterior, recalibrarea indicatorilor de performanţă monitorizaţi.

7. Propunerea de iniţiative şi acţiuni pentru îmbunătăţirea performanţei reprezintă un aspect crucial în cadrul procesului de măsurare a performanţei şi are la bază principiile ciclului PDCA al lui Deming – Planifică, Implementează, Evaluează şi Acţionează. Procesul de măsurare a performanţei fără luarea de acţiuni pentru îmbunătăţirea ei reprezintă o acţiune lipsită de valoare adăugată asupra performanţei organizaţionale.

8. Îmbunătăţirea performanţei în zonele unde ţintele stabilite pentru KPIs nu au fost atinse presupune stabilirea de iniţiative şi acţiuni specifice şi alocarea responsabilităţii pentru ele. Este recomandat ca aceste iniţiative să fie grupate ­într-un portofoliu de proiecte, iar fiecare dintre acestea să fie documentată separat pe un formular/template cu câmpuri predefinite.

9. Un aspect important în cadrul întâlnirilor de evaluare a performanţei este reprezentat de calibrarea indicatorilor de performanţă monitorizaţi. Aceasta poate să aibă semnificaţii diferite, în funcţie de situaţie, şi poate varia de la ajustarea definiţiei la înlocuirea custozilor de date sau la realocarea responsabilului pentru KPIs.

10. Ajustarea ţintelor de performanţă sau chiar înlocuirea anumitor indicatori de performanţă cu alţii care să răspundă mai bine necesităţilor de măsurare şi evaluare a performanţei reprezintă acţiuni importante care pot fi vizate în cadrul întâlnirilor de performanţă. Toate au scopul alinierii procesului de măsurare a performanţei la strategia şi obiectivele strategice stabilite şi îmbunătăţirii performanţei organizaţionale.