Se întâmplă, uneori, ca după o ședință de companie, angajații să se întoarcă debusolați la masa de lucru, fără să fi înțeles rostul întrunirii și fără o listă clară de obiective.
Cum să realizăm o ședință de succes ? Multe dintre elementele unei ședințe pot fi pregătite din timp și chiar ar trebui să fie pregătite, pentru a evita greșelile de organizare care irosesc timp. Cele patru greșeli pe care trebuie să le evitați sunt:
Lipsa unui plan de discuție
Ședințele de succes se întâmplă foarte rar de la sine. Calea sigură către o ședință reușită este planificarea. Alegerea obiectivelor, a persoanelor ce vor fi delegate și a resurselor necesare prezentării obiectivelor (de exemplu, un PowerPoint) ar putea fi primii pași. În stabilirea agendei, se adaugă și timp pentru discuții spontane, dar organizarea întâlnirii va scuti, cu siguranță, timp prețios.
Absența unui coordonator
Dacă nu există un coordonator de discuție, ședința poate ieși foarte ușor de pe făgaș și, de asemenea, se poate prelungi mai mult decât este necesar. Alegeți un angajat care să supravegheze atent, pe parcursul întrunirii, care puncte au fost atinse și care trebuie puse în discuție, recomandă Entrepreneur.com. De asemenea, tot coordonatorul ar trebui să anunțe dacă discuțiile depășesc timpul alocat.
Neascultarea părerilor angajaților
Pentru a ocoli reacțiile neplăcute, care pot veni atât de la clienți, cât și de la angajați, discutați cu cei mai sinceri și mai influenți membrii ai echipei de lucru. Aceștia ar trebui să vă spună părerea echipei, în general, dar și părerea personală, precum și ceea ce ar trebui făcut pentru a nu transforma o strategie nouă într-un haos, în interiorul companiei.
Neclaritățile
Chiar și cele mai bune ședințe ar putea deveni inutile, dacă nimeni nu-și notează sau nu aduce în discuție sarcinile ce trebuie rezolvate pe viitor, în legătură cu subiectul la zi. În acest sens, desemnați un participant care să ia notițe și care, după terminarea ședinței, să trimită tuturor participanților, prin e-mail, un rezumat al întrunirii, cu lista de sarcini aferente.
(Foto: Maryland GovPics/Flickr)
