Proiecte multe, atenție redusă, stres ridicat – cum rezolvăm?

Cele cinci etape ale eșecului

Puțini oameni au astăzi luxul de a lucra la un singur proiect la un moment dat; cei mai mulți dintre noi jonglează cerințele mai multor echipe simultan. Teoretic, acest sistem  oferă o serie de avantaje: vă puteți pune la dispoziție abilitățile exact unde și când este cel mai necesar, împărtășiți cunoștințele în grupuri și schimbați proiectele în timpul perioadelor de criză, evitând astfel costisitoare întârzieri.

Realitatea, totuși, așa cum am găsit în cercetările din ultimii 15 ani, este mult mai complicată. Pentru mulți, participarea în mai multe proiecte diferite este stresantă și mai puțin productivă față de cum sugerează teoria. Schimbul de atenție între sarcini necesită timp și distruge focalizarea și energia. Deplasându-vă între echipe, probabil că trebuie să vă adaptați și la roluri diferite – s-ar putea să fiți șef, dar un membru junior al altui grup, de exemplu – care schimbă nu numai nivelul dvs. de responsabilitate, ci și capacitatea dvs. de a jongla resursele atunci când aveți o perioadă de criză. Echipele diferite cuprind propriile lor culturi unice, inclusiv relațiile, rutinele, simbolurile, glumele, așteptările și toleranța față de ambiguitate, care necesită o manevră a energiei. Și dacă nu vă planificați și negociați cu atenție contribuția dvs. în fiecare echipă, ați putea să faceți o muncă repetitivă în loc să vă împingeți propria dezvoltare.

Cum se poate gestiona timpul, stresul și dezvoltarea dacă se lucrează în mai multe echipe? Și cum puteți să vă concentrați asupra a ceea ce este cel mai important? Începeți cu o planificare avansată și urmați câteva reguli simple:

Prioritizarea și secvențializarea muncii.

Obțineți imaginea de ansamblu. Programați un control periodic al statusului pe toate proiectele pentru a nota etapele importante. Prin identificarea proactivă a timpilor de criză atunci când mai multe proiecte au cerințe ridicate, se poate gestiona mai bine timpul și stabili așteptările. Viteza și solicitările proiectelor determină frecvența ideală de check-in-uri, iar stilul de conducere și vechimea părților interesate stabilesc tonul pentru stabilirea priorităților atunci când se apropie un termen limită.

Secvență strategică. Alegeți o sarcină și concentrați-vă intens asupra ei. Începeți cu sarcina care necesită cea mai mare concentrare și acordați-i o atenție nelimitată. Decideți asupra unui set distinct de necesități – definiți ce acțiuni sunt necesare pentru a obține numai acele rezultate. Cercetările arată că reziduurile de atenție – gândurile reținute de la un proiect anterior – ocupă un spațiu mental important, astfel încât cu cât mai puține schimbări pe care le puteți face într-o anumită zi, cu atât mai bine. Dacă trebuie să faceți mai multe sarcini, coordonați și grupați toate sarcinile compatibile. De exemplu, dacă știți că va trebui să răspundeți la apelurile telefonice la intervale aleatorii, lucrați la o altă sarcină care poate fi întreruptă în orice moment.

Setarea și comunicarea așteptărilor

Când vă concentrați asupra unei sarcini cu prioritate ridicată, vă procurați o evadare mentală de la intruziuni inutile. Se poate spune celorlalți să nu aștepte un răspuns imediat, astfel se câștigă ceva timp pentru concentrare pe o anumită sarcină. 

Documentarea și comunicarea progresului. Fiind mereu la curent cu situatia reala, liderii echipei se vor simți mai puternici și stapani pe ei. Cu cât se anunță mai devreme: „Am un conflict și aș putea avea probleme în a oferi 100%”, cu atât mai mulți lideri vor avea încredere în tine.

Optimizarea dezvoltării

Cunoaște-te pe tine însuți. Un dezavantaj mare al implicării în multe proiecte vine din expunerea trunchiată la experți din diferite domenii, reducând atât șansa de a învăța de la ei cât și capacitatea de a crea o impresie. Sub presiunea timpului, ispita este să contribui acolo unde ai deja cunoștințe profunde, mai degrabă decât să investești în învățarea și creșterea membrilor. Indentifică propriile obiective de dezvoltare, dar si ale echipelor tale. 

Forțează-te. După ce sunt identificate obiectivele de dezvoltare, blochează timpul pentru învățare. Cercetările arată că un factor determinant critic al învățării este timpul petrecut reflectând și integrând noi informații. Aceasta este o provocare, deoarece multitasking-ul ne obligă să sărim între proiecte cu scopul expres de a reduce timpul de inactivitate. Prin urmare, trebuie să programați în mod intenționat și explicit timp pentru aceste activități.