Nu fugiți de birocrație!

Majoritatea angajatorilor subapreciaza rolul si importanta formularelor utilizate in departamentul de HR.

Biletul de voie

Deşi este un formular util angajatorilor, foarte puţini dintre aceştia îl folosesc, întrucât nu îi conştientizează rolul. Acesta este generat de instituirea de către lege a răspunderii angajatorului pentru angajat pe toată perioada programului de lucru, inclusiv pe traseul stabilit a fi parcurs de către angajat până la locul de muncă şi retur. În procesul muncii, survin situaţii în care angajatul are de soluţionat chestiuni personale, iar acestea conduc la solicitarea verbală a învoirii de către angajat şi la obţinerea acordului angajatorului, tot verbal. Dacă, în intervalul acestei învoiri, angajatul este victima unui incident / eveniment / accident,  acesta va fi considerat un incident / eveniment / accident de muncă, în absenţa unui bilet de voie, completat cu numele angajatului, intervalul orar afectat de această învoire, menţionarea datei şi aprobarea angajatorului. Acest tip de formular exonerează de răspundere angajatorul, întrucât se consideră că angajatul nu era în timpul orelor de program. Mai mult, aceste învoiri în interes personal sunt urmate de recuperare, iar intervalul orar afectat acestei recuperări nu va putea fi considerat, nici de către angajat, dar nici de către un eventual control, ca fiind ore suplimentare.

Condica de prezenţă

Reprezintă un formular pe care mulţi angajatori îl asimilează sectorului bugetar. Trebuie reţinut însă că lipsa fizică a condicii, începând de la modificarea Codului muncii prin Legea nr. 40 din 2011, este considerată o contravenţie şi sancţionată în consecinţă, cu amendă cuprinsă între 1.500 şi 3.000 lei. Acest formular îşi dovedeşte utilitatea atât în întărirea disciplinei muncii, cât şi în urmărirea prezenţei angajaţilor, a învoirilor, a efectuării concediilor de odihnă în baza cererilor, a evidenţei învoirilor şi a concediilor medicale. De asemenea, un astfel de formular, fie în formă electronică, fie pe suport de hârtie, constituie baza pontajului lunar conform căruia survine plata lunară a drepturilor salariale ale fiecărui angajat.

Concluzii

Se impune a se conştientiza faptul că efortul necesar pentru pregătirea, elaborarea şi implementarea corespunzătoare a formularisticii utilizate în administrarea resurselor umane poate părea disproporţionat în comparaţie cu beneficiile imediate. Pe termen mediu şi lung însă, acestea îşi dovedesc utilitatea în limitarea eventualelor riscuri legate de răspunderea angajatorului pentru angajat.