Cum mai stai cu productivitatea?

Cum mai stai cu productivitatea?

Cu un index de 49%, românii sunt printre cei mai puțin productivi angajați din Europa, deși numărul lor de ore muncite este aproape de media europeană (41 vs 41.6). Acesta este rezultatul indexului Eurostat al productivităţii muncii per angajat în 2011, care consideră produsul intern brut raportat la numărul persoanelor angajate din cele 27 de ţări ale Uniunii Europene, precum şi din alte zece state ale lumii.

Ca indivizi, ne este practic imposibil să influentam astfel de statistici internationale, dar cu siguranta putem sa ne imbunatatim propria performanta. Si pentru ca exista mai multe definitii ale productivitatii muncii, iti propun sa folosim o versiune care imbina eficacitatea cu eficienta: cat de mult din timpul pe care il petreci pentru munca e folosit la activitati care te ajuta direct in atingerea obiectivelor. Patru intrebari mi se par importante in demersul cresterii productivitatii personale:

(1) Stii cat de productiv esti? Daca nu, poti să folosesti tehnici simple, de la o analiza estimativa a gradului in care ti-ai utilizat orele de lucru in scopuri lucrative pana la utilizarea de software-uri pentru monitorizarea activitatii (cum ar fi …..).

Daca te ajuta, instrumentul pe care il folosesc eu pentru a-mi monitoriza activitatea este urmatorul: un tabel in excel inregistrat pe zile, in care introduc descrierea activitatii, tipul actiunii, categoria actiunii, stakeholder-ul/beneficiarul actiunii mele si orele alocate. Odata inregistrate aceste date, analizez saptamanal sau lunar daca sunt in directia cea buna in ceea ce priveste alocarea timpului pentru proiectele si clientii importanti. Ziua de miercuri, 29 august prezentata mai jos ar trebui sa-mi semnaleze o problema: am petrecut doar 37.5% din program pentru proiectele de care ma ocup in mod direct.

(2) Stii unde iti sunt ariile de imbunatatire? O matrice usor de folosit ar fi una in care pe verticala introduci tipurile majore de activitati pe care le realizezi in general iar pe orizontala nivelul de complexitate al actiunii (vezi exemplu mai jos). O evaluare onesta de la 1 (total ineficient) la 5 (foarte eficient) pe fiecare din componentele matricei te va ajuta in acest exercitiu, indicandu-ti situatiile care necesita atentie. Spre exemplu vei descoperi ca esti ineficient in a-ți organiza activitatile atunci cand calatoresti in strainatate in interes de serviciu sau ca nu reusesti sa te concentrezi atunci cand trebuie sa creezi un raport sau o prezentare … sau poate ca pierzi timp pretios cu activitati administrative pe care le-ai fi putut delega.

Și dacă tot vorbim despre onestitate, iată care este rezultatul simularii, în cazul meu: nu reușesc să îmi organizez activitatile atunci cand calatoresc si petrec prea mult timp cu sarcini administrative care nu sunt importante.

(3) Știi care sunt cauzele productivității tale scăzute în diverse arii? Odata ce ai inteles cat de grava este situatia productivitatii tale si care sunt ariile tehnice in care stai cel mai putin bine, urmatoarea intrebare logica ar fi “De ce se intampla asta?”. Cateva dintre cauzele posibile: multitasking (studiile arata ca multitasking-ul exagerat reduce calitatea muncii si capacitatea de aprofundare a creierului); distractiile (colegii care te roaga sa ii ajuti cu ceva, telefoanele care suna mereu, locul fizic de munca neadecvat); lipsa unor rutine de planificare a muncii, lipsa unor abilitati sau competente … sau de ce nu, lipsa unui sistem care recompenseaza eficienta (atat la nivel de cultura organizationala cat si la nivelul politicii de managementul performantei).

În cazul meu, incapacitatea de a-mi organiza activitatile in afara biroului se datoreaza cel mai adesea distractiilor (zgomot, agenda imprevizibila, lipsa unor resurse din birou etc.), iar cea de a-mi minimaliza munca administrativa are de-a face cu insuficienta dezvoltare a abilitatilor de prioritizare.

(4) Știi ce poți face pentru a-ți imbunațăți productivitatea? Pe baza răspunsurilor la întrebările 1, 2, 3 de mai sus planul de actiune ți-l poti trasa singur. Resurse si solutii tehnice exista in abundenta, atat in mediul traditional (cursuri, carti, planificatoare etc), cat si in cel digital (software-uri, articole, aplicatii online etc). Cateva resurse pe care le-am gasit utile sunt prezentate mai jos:

o Tipuri de sarcini: http://www.simplybusiness.co.uk/microsites/productivity/workload-guide/
o Executie: Tehnica Pomodoro http://www.pomodorotechnique.com/resources/ThePomodoroTechnique_v1-3.pdf
o Organizare: Mind maps http://onsoftware.en.softonic.com/top-10-mind-mapping-tools
o Prioritizare: Training-ul “The 7 Habits of Highly Effective People” http://en.wikipedia.org/wiki/The_Seven_Habits_of_Highly_Effective_People

Cât despre mine, sunt în procesul de elaborare a planului de acțiune pentru cele două arii de îmbunătățire menționate mai sus. Aștept cu nerăbdare sugestii și recomandări pe adresa redacției.

Surse:
– http://epp.eurostat.ec.europa.eu/tgm/table.do?tab=table&init=1&plugin=1&language=en&pcode=tsieb030
– http://en.wikipedia.org/wiki/Workforce_productivity
– http://www.stanford.edu/~nass/Cognitive_Control_Final.pdf
– http://www.psych.ucla.edu/news/russell-poldrack-multi-tasking-adversely-affects-the-brains-learning-systems