Moduri de a stăpâni arta discuțiilor dificile

6 moduri de a stăpâni arta discuțiilor dificile. Conversațiile dificile sunt parte integrantă a leadershipului. Când aceste discuții merg bine, pot îmbunătăți rapoartele, angajamentul și rezultatele. Atunci când acestea merg prost, pot deraia relații, proiecte și chiar echipe întregi.

Puteți îmbunătăți rezultatele conversațiilor dvs. dificile prin:

  • Consolidarea încrederii și transparenței
  • Oferindu-vă o atenție nelimitată și o răbdare pentru a asculta
  • Ajutând omologul dvs. să se simtă auzit și respectat
  • Cerând scuze sau o pauză atunci când e nevoie
  • Iată șase moduri de a naviga lin prin cele mai dificile discuții.
  • Faceți din întâlniri un loc sigur

Cu mult înainte de a avea o conversație dificilă, ar trebui să cultivați o cultură a respectului, inclusivității și transparenței. Creați un mediu în care fiecare membru al echipei se simte apreciat, încurajat să participe și recompensat pentru sinceritate.

Pentru a începe să construiți această fundație, oferiți oportunități de colaborare și schimb de idei. Invitați membrii echipei să facă schimb de idei și să obțină feedback.

Asigurați-vă că puneți întrebări deschise, ceea ce determină o participare mai profundă decât răspunsuri de tip da sau nu. Este, de asemenea, o idee bună să programați prânzuri de grup sau alte activități care nu au legătură cu muncă și care oferă tuturor posibilitatea de a socializa și de a găsi interese comune în afara fișelor lor de post.

Promovarea acestor dinamici creează încredere și camaraderie, care pun bazele unui rezultat mai constructiv, indiferent cât de dificilă este conversația. Feedback-ul este primit mai bine atunci când credem că este oferit din motive de îngrijorare.

De asemenea, este util pentru ambele părți să vă amintiți că sunteți, în cele din urmă, în aceeași echipă. Conducătorul executiv, Monique Valcour, recomandă să stați alături de omologul dvs. Această plasare întărește ideea că sunteți aliați mai degrabă decât adversari, stabilind o scenă pentru o conversație mai cooperativă.

Puneți telefonul la distanță

Mai bine, nu aduceți telefonul la întâlnire. Lăsați-l în altă parte. Având în apropiere telefonul  afectează capacitatea cognitivă, inclusiv memoria de lucru pe termen scurt.

Un mic studiu Virginia Tech a constatat, de asemenea, că simpla prezență a unui telefon mobil a fost suficientă pentru a submina percepțiile participanților despre conversațiile lor. Chiar și atunci când telefonul a fost plasat pe o masă și lăsat neatins, participanții au evaluat interacțiunile ca fiind mai puțin satisfăcătoare și au raportat mai puțină „preocupare empatică”.

Cercetătorii din ambele studii vă recomandă să configurați conversația pentru succes, lăsând telefonul în altă cameră sau într-un sertar sau, ori mai bine, în mașina.

Moduri de a stăpâni arta discuțiilor dificile

Nu utilizați niciodată telefonul într-o conversație dificilă. Chiar și cel mai elocvent e-mail sau mesaj text nu se potrivește cu o conversație în persoană.

Emojis nu vor înlocui niciodată mesajele nuanțate pe care le primim prin contactul vizual și limbajul corpului. În plus, dacă vreți să comunicați prin telefon, există șanse mari să faceți multitasking în timp ce faceți acest lucru, ceea ce înseamnă că nu acordați conversației atenția indiscutabilă pe care o merită.

Ascultați mai mult decât vorbiți

Probabil sunteți familiarizați cu afirmația celebră a lui Stephen Covey, „aăutați mai întâi să înțelegeți, ca apoi să fiți înțeles”.

Mai degrabă decât să vă grăbiți să vă prezentați punctul de vedere înainte de a da omologului dvs. o șansă de a vorbi, metoda lui Covey sfătuiește opusul. Dacă începeți să puneți întrebări și să ascultați sincer, aveți ocazia să aflați mai multe despre persoana cu care vă adresați și despre problema la care vă adresați. Până când e rândul dvs. să vorbeiți, veți fi capabil să faceți acest lucru cu mai multă empatie și înțelegere. Această abordare îi ajută și pe omologul dvs. să se simtă auzit.

Puteți pune acest sfat în acțiune prin simpla pornire a conversației dificile cu întrebări și nu cu declarații. De exemplu, mai degrabă decât lansarea unei declarații precum „Sunt dezamăgit că ați pierdut un alt termen”, încercați să întrebați: „Cum vă simțiți în legătură cu termenele de proiect? Vă confruntați cu provocări?”

Rezistați nevoii de a interveni în timp ce vorbește omologul dvs. sau de a umple liniștea dacă există o pauză lungă.  Acest lucru vă poate oferi o mai bună înțelegere a modului de a face față provocărilor.

Fiți clar

Cu siguranță nu vă doriți să fiți lipsiți de tact,  așa că evitați tentațiile de a vă împrospăta feedback-ul. Veți crea un dezavantaj pentru dvs. și omologul dvs. prin eliminarea problemei la îndemână. De asemenea, este nerezonabil să așteptați o îmbunătățire semnificativă dacă nu sunteți sincer cu privire la impactul negativ al comportamentelor partenerului dvs.

Pentru a vă face feedbackul cât mai constructiv posibil, acesta ar trebui să includă:

  • Exemple concrete de comportament pe care doriți să îl modificați și ce doriți să vedeți în schimb
  • Acțiuni specifice care pot fi întreprinse pentru a îmbunătăți performanța
  • Un interval de timp pentru momentul în care doriți să vedeți îmbunătățiri
  • Confirmarea de la omologul dvs. că înțelege ceea ce așteptați de la el

Și nu uitați să urmați după conversația inițială să vorbiți despre progresele înregistrate. Dacă vedeți îmbunătățiri, acordați o clipă pentru a îi mulțumi omologului sau pentru a îl felicita pentru o muncă bine făcută. Consolidarea pozitivă este crucială pentru transformarea noilor comportamente în obiceiuri durabile.

Scuzele

Atitudinea conform căreia șeful nu o face niciodată greșeli este pur și simplu greșită. Cu toții facem multe greșeli. A fi un lider nu schimbă asta. Și când mizele sunt mai mari, erorile noastre sunt adesea mai mari.

Dacă ați greșit, recunoașteți greșeala dvs. și cereți-vă scuze. Amintiți-vă că nu faceți doar modificări, modelați, de asemenea, comportamentul pe care doriți ca echipa să-l imite: admiterea greșelilor, asumarea proprietății, anularea egoului și angajamentul de a face mai bine.

Scuza dvs. trebuie să fie autentică. Ne cerem scuze cu reală părere de rău, apoi facem un efort sincer pentru a evita repetarea greșelii.

Nu lăsați scuzele să în așteptare prea mult timp. Așteptarea poate genera incertitudine, furie sau resentimente, ceea ce poate face o conversație deja dificilă mult mai dificilă.

Apăsați butonul de pauză

Nu purtați niciodată o conversație dificilă atunci când vă simțiți emoțional sau furios. Dacă aveți nevoie de timp să vă răcoriți, luați-l. Așteptați până când puteți aborda discuția rațional și calm, astfel încât comportamentul dvs. să fie mai degrabă constructiv decât dăunător. Abordarea problemelor în căldura momentului nu face decât să înrăutățească lucrurile.

Dacă este necesar, aplicați același sfat unei conversații care a început deja.

De multe ori ne simțim presați pentru a încheia o conversație odată ce a început, dar amânarea acestui moment nu este întotdeauna cea mai bună cale de acțiune. Dacă dvs. sau omologul dvs. sunteți copleșiți sau emoționali, faceți o pauză.

Întreruperea vă oferă timp pentru a vă recâștiga calmul, pentru a vă organiza gândurile și pentru a vă ocupa de emoțiile dvs., astfel încât să puteți aborda conversația mai constructiv, scrie business.com

Vă puteți pregăti, de asemenea, pentru întâlnire, făcând câteva exerciții și practicând ceea ce veți spune. Repetițiile vă ajută să vă simțiți mai confortabil cu ideea de a vorbi despre subiecte provocatoare și de a câștiga încrederea în capacitatea dumneavoastră de a ajunge la rezoluții.

Este normal să vă simțiți îngrijorați de o conversație dificilă, dar discuția este întotdeauna mai bună decât evitarea acesteia. Nu veți rezolva o problemă dacă nu vă adresați cu claritate și atenție.

Amintiți-vă, o conversație dificilă este în cele din urmă despre îmbunătățirea și construirea relațiilor. Nu lăsați disconfortul să vă distragă atenția de la obiectivul dvs.: conduceți o echipă de succes și conduceți o afacere de succes.

Sursa foto: Unasplash