Ședințele de status, ședințele de planificare și cele de închidere de proiect sunt lucruri banale pentru orice companie. Problema apare atunci cân pe lângă aceste ședințe apar și altele, aparent din motive justificate, dar care nu își ating deloc scopul. Există, potrivit business.com, o serie de cauze pentru care aceste adunări nu sunt duse la bun sfârșit, iar cauzele pot fi prevenite pentru a evita situațiile în care echipa pierde timp inutil și membrii săi devin frustrați din acest motiv.
1. Lipsa scopului bine definit al unei ședințe
Aceasta este principala problemă a multor ședințe. Într-un articol publicat pe site-ul Time Management Ninja scrie că ”este interesant cu companiile verifică și controlează până și cele mai infime cheltuieli, dar orice angajat al lor poate convoca o ședință care se traduce în cheltuieli uriașe ca urmare a orelor pierdute de toți cei implicați în ea.”
Înainte de a organiza o ședință, gândiți-vă bine dacă ea își are rostul, dacă nu poate fi rezolvată cu un e-mail, dacă nu poate implica mai puțini oameni decât ați convocat, dacă nu poate avea loc informal în cadrul pauzei de prânz sau dacă nu poate fi transformată într-un subpunct pe agenda următoarei ședințe vitale.
2. Lipsa verificării echipamentelor din timp
Cred că toți am trecut prin asta cel puțin o dată: am lucrat ore în șir la o prezentare minuțioasă, iar la ședință fie proiectorul nu funcționa sau funcționa greșit, fie calculatorul lipsea cu desavârșire, fie lipsea cablul dintre cele două sau conexiunea la internet era prea slabă pentru nevoile noastre. Aceste situații consumă timp din ședință și enervează participanții.
Înainte de ședință, analizați spațiul, verificați toate echipamentele și faceți toate testele necesare pentru a nu irosi și mai mult timp din programul colegilor. Chiar dacă aveți toate documentele pe laptop, puneți-le și pe e-mail și pe un stick USB. Și ar fi ine să aveți contactul de la departamentul tehnic la îndemână în caz de urgență.
3. Lipsa pregătirii
“Dacă intri în cameră în ultima secundă și îți petreci primele 20 minute montând laptopul, proiectorul sau împărțind foi, ai pierdut deja jumătate din ședință,” scrie Time Management Ninja.
Cu un sfert de oră înainte de întâlnire asigurați-vă că totul se află unde trebuie, că foile sunt pe masă, că aparatura este funcțională și gata să fie folosită, că aveți tot ce vă trebuie, că există apă sau cafea la dispoziția participanților dacă urmează o ședință lungă etc.
4. Lipsa unei agende clare
Crearea unei agende pentru o ședință pornește din definirea scopului acelei întruniri. Participanții ar trebui să știe de ce anume sunt convocați pentru a se putea pregăti la rândul lor pentru acea ședință și pentru a putea decide dacă iau sau nu parte la ea. Este posibil ca prezența lor să fie complet inutilă și să nu vă fi dat seama de asta. De asemenea, o agendă vă ajută să nu divagați foarte mult de la subiect și să nu extindeți ședința cu mult peste necesar.
5. Lipsa ajutorului
Planificarea unei întâlniri de lucru este stresantă și dacă subiectul este unul foarte important este posibil să scăpați din vedere multe lucruri de aceea este important să aveți pe cineva care să vă ajute cu organizarea și să vă susțină în cadrul ședinței.
