În domeniul militar, un e-mail greu de procesat poate face diferența dintre o misiune de succes și una eșuată. Asemănarea cu această lume pare ușor forțată, însă există lecții utile și de aplicat în scrierea fiecărui e-mail.
1 . Subiectul să conțină cuvinte cheie.
Primele elemente pe care celălalt le vede sunt numele și linia de subiect, așadar este critic să exprimi clar motivul pentru care îl contactezi și, specific, ce acțiune ar trebuia să facă în urma primirii mesajului.
Câteva exemple de cuvinte cheie, acționabile, din limbajul militar ar fi:
- Action/acționează: este necesar că destinatarul să facă o acțiune
- Sign/semnează: este nevoie de o semnătură
- Info: pentru informare, nefiind cerută o acțiune sau un răspuns
- Decizie: se cere o decizie a destinatarului
- Cerere/solicitare/request: necesită permisiunea sau aprobarea destinatarului
- Cood/coordonare: coordonarea cu sau de către destinatar.
Cum se pot aplica ele în cazuri concrete? De exemplu, “Info-status” poate fi folosit într-un e-mail despre raportarea unui proiect și “Solicitare- concediu” când este necesar ca manager-ul să aprobe luarea unor zile libere.
- Concluzia la început
Acest paragraf trebuie să răspundă la întrebările: cine, ce, unde, când și de ce. Cititorul nu vrea să știe neapărat toate informațiile pentru a lua o decizie. Mai degrabă ar vrea să cunoască ce efect are acel e-mail pentru el.
Pentru a ilustra cât mai bine în mesaj această parte a informației, se poate scrie cu bold “Concluzie”. Iată un exemplu:
“Subiect: Info-lucru de acasă
Andreea,
Concluzie/De notat: vom reduce numărul de zile în care angajații pot lucra de acasă de la 3 la 1 pe săptămână începând cu 1 ianuarie.
Detalii:
Este un efort pentru a încuraja moralul echipei și a menține o bună colaborare între colegi.
Toți membrii din comitetul de management au încurajat decizia. “
- Economie
E-mailurile scurte sunt mult mai eficiente față de cele lungi. Deci, cel mai bine este să încadrezi conținutul într-un singur cadru, pentru a fi evitat scroll-ul. Scrie cu o voce activă, nu folosi verbe pasive. În loc de: “Proiectul a fost făcut de Alin”, se poate scrie: “Alin a finalizat proiectul.”
- Fișierele adiționale
În domeniul militar se folosesc link-uri către alte materiale, în loc să fie atașate e-mailului. Astfel, destinatarul va fi îndemnat să verifice site-ul cu cea mai recentă versiune a fișierului și se vor evita situații cu erori în trimiterea e-mailului din cauza mărimii documentelor atașate.
Comunicarea eficace este esențială în contextul informațional actual în care fiecare persoană are un inbox moderat sau extrem de încărcat.
