Paharul şi autostrada

de Eugen Dragomir, Performance Improvement Coach, LearningManager

Planificarea timpului de lucru. Studiile arată că este unul dintre cele mai vechi subiecte și, în același timp, unul dintre cele mai disputate.

Cred că fiecare dintre noi a trăit experiența dificilă de a ajunge la capătul puterilor sau şi-a auzit colegii ori prietenii discutând despre faptul că este greu sau aproape imposibil să împaci activităţile de la serviciu cu cele familiale. Ce să mai vorbim despre micile plăceri personale ale vieții, ce par de mult uitate!? Poate că una dintre cauze este aceea că majoritatea dintre noi utilizăm modelul „paharului” în planificarea timpului de lucru.

Modelul „paharului” constă în utilizarea listelor de activități. Structurate pe domenii de activitate sau pe alte criterii, ele îndeplinesc rolul de reamintire a ceea ce avem de făcut, care sunt prioritățile și termenele-limită. Planificarea se face prin aruncarea unei priviri asupra spațiilor libere din calendarul nostru și umplerea lor cu ceea ce avem de făcut. Este ca și cum am avea un pahar pe care l-am umple cu apă până când n-ar mai încăpea nici un strop. Modelul „paharului” este însă unul eronat, pentru că ține cont numai de timpul liber, fizic, pe care îl avem la dispoziție.

Modelul corect este cel al unei „autostrăzi”. Nu putem umple, ca în cazul paharului, autostrada cu mașini. În cazul autostrăzii, ne interesează dinamica mașinilor care circulă pe ea. Unele mașini circulă mai lent, altele – mai repede. Dacă avem o deplasare corectă a mașinilor și nici un accident pe autostradă, constatăm că un număr mare de mașini o utilizează. Dacă apar însă evenimente nedorite, avem blocaje în trafic.

schema

Așa este și cu timpul nostru: nu îl putem umple, pur și simplu. Fiecare activitate are în spate un flux de lucru. Unele porțiuni din flux sunt mai lente, pentru că poate nu avem încă experiență, în timp ce alte porțiuni le parcurgem în viteză. Pentru a planifica inteligent, este necesar să luăm în considerare două reguli.

 Prima regulă – vizualizați-vă activitățile

Este dificil să înțelegem ceea ce nu vedem. Avem nevoie de un instrument care să ne permită să cercetăm cu vederea „autostrada” activităților.

 A 2-a regulă – limitați activitățile aflate în desfăşurare

Nu putem face mai mult decât ne permite gradul de cunoaștere a activităților derulate și forța de concentrare pe ceea ce avem de făcut. În plus, schimbările de context, accidentele de pe autostradă, ne pun în fața luării unor decizii ce duc la schimbări în modul de execuție a unei activități aflate în plină desfăşurare. Prin analiza continuă a ceea ce s-a întâmplat, învățăm să ne limităm activitățile aflate în derulare și să nu blocăm autostrada.

Odată cunoscute cele două reguli, mai avem nevoie de o metodă și de un instrument care să le dea viață.

Instrumentul este vizual și totodată uimitor de simplu (vezi fig. 1). El realizează vizualizarea autostrăzii activităților
noastre. Poate fi o foaie mare de hârtie sau un „whiteboard”, pe care lipim post-it-uri cu activitățile. Să vedem care este metoda de utilizare.

Pasul 1: pregătiți activitățile pe care le aveți de făcut

Scrieți-vă activitățile cât mai concis posibil, fiecare activitate pe un post-it. Postați post-it-urile în zona denumită backlog (vezi fig. 1).

Pasul 2: stabiliți fluxul de lucru (cum arată autostrada)

Fluxul de lucru reprezintă pașii de urmat în îndeplinirea activităților. Cel mai simplu flux îl găsiți tot în fig. 1. Ready – activități ce așteaptă să intre în fluxul de procesare. Doing – activități în desfăşurare. Done – activități finalizate.

Pasul 3: „trageți” activități în coloana „Ready”

Decideți ce activități ce vor finalizate primele și mutați-le din zona „Backlog” în zona „Ready”.

Pasul 4: stabiliți numărul maxim de activități în progres (zona „Doing”)

Indiferent cât de motivat sunteți, puneți o limită activităților aflate în progres. Fără a avea o vizualizare a activităţilor în derulare, este dificil de apreciat ce nu ați realizat și cât de încărcat vă este timpul.

Pasul 5: începeți să „trageți” activități

În funcție de priorități, mutați activități din zona „Ready” în zona „Doing”. Nu postați în zona „Doing” mai multe activități decât ați prevăzut la pasul 4.

Pasul 5: reflectați

Învățați continuu din modul în care realizați activitățile. Faceți acest lucru la finalul fiecărei săptămâni. În special, puneți-vă următoarele întrebări:

Ce activități au mers bine?

Ce activități au fost dificil de realizat?

Am reușit să realizez la timp ceea ce mi-am propus?

Activitățile finalizate au fost importante pentru mine?

La final, recomandarea mea este să renunțați la „pahar” și să treceți la
„autostradă”. Tipul de planificare pe care vi l-am prezentat reprezintă o altă aplicare a dispozitivelor vizuale, însă, de această dată, în planificarea personală a timpului.