Văd, deci reușesc

de Eugen Dragomir, Performance Improvement Coach, LearningManager

Văd, deci reușesc. Ce semnificație are această frază în activitatea noastră zilnică? De ce, dacă nu văd, nu aș reuși? Și, la urma urmei, ce înseamnă a vedea? Cum i-aș putea face pe alții să vadă și ce efect va avea acest lucru asupra performanțelor lor?

În articolul din numărul precedent, arătam că una dintre marile probleme la nivelul spațiilor de lucru (producție, logistică, servicii bancare, servicii în sănătate etc.) o reprezintă deficitul de informații. De asemenea, identificam rolul spațiilor de lucru vizuale în activitatea oamenilor. De fapt, dacă ar fi să subliniez un singur motiv pentru care spațiile de lucru vizuale sunt necesare, acela ar fi exact cel dat de rolul lor fundamental: reducerea deficitului de informații. Oamenii au prea multe întrebări fără răspuns legate de activitatea lor zilnică. Nu văd cum să își execute sarcinile la un nivel de performanță ridicat și, de aceea, de multe ori, nu reușesc în ceea ce și-au propus.

Ce fac oamenii atunci când nu au răspunsuri la întrebările privind desfășurarea activității lor? („ce este de făcut?”, „cum se face?”, „cine este responsabil?”, „când trebuie să facem?”, „care este nivelul de performanță solicitat?” etc.). Fiecare dintre noi apelează la una dintre soluțiiile:

  • Nu facem nimic și așteptăm până când apare răspunsul. În cel mai bun caz, consecinţa este o întârziere în activitățile pe care le desfășurăm. În cele mai multe situații, apar și erori, pentru că, atunci când vom afla răspunsul la întrebările ce ne preocupă, vom descoperi că nu mai avem suficient timp.
  • Ne zbatem să aflăm răspunsul. Acest lucru duce însă la o risipă colosală de timp. Din nou, apar erori, pentru că, nu știu cum se face, dar termenele finale nu se schimbă.
  • Nu mai întrebăm pe nimeni și facem lucrurile după cum ne taie capul. Uneori ne iese bine, dar, de cele mai multe ori, ne iese prost.

Realitatea este că, având în vedere necesarul masiv și diversificat de informații de la nivelul locurilor de muncă, nimeni nu poate fi desemnat special pentru a răspunde la întrebări. Chiar dacă s-ar întâmpla asta, ar fi o mare risipă. De ce nu i-am ajuta însă pe oameni să vadă răspunsurile, prin instalarea unor dispozitive vizuale chiar la locurile lor de muncă? De ce nu i-am învăța pe oameni să își construiască și să își instaleze propriile dispozitive vizuale, atunci când chiar ei constată că este necesar?

Marea problemă este alta. Deficitul de informații de la nivelul locurilor de muncă este greu de identificat ca atare în timp util. Spre exemplu, nu putem aștepta până la următoarea ședință pentru a constata că am procedat greșit, pentru că pur și simplu, atunci când trebuia, nu am cunoscut un anumit element esențial.

Cum putem identifica rapid, simplu și vizual faptul că avem un deficit de informații la nivelul unui loc de muncă? Secretul constă în identificarea deplasării – efectul imediat al deficitului de informații. Deplasarea o definim ca fiind „activitatea” care nu produce nimic. Câteva exemple: a întreba, a răspunde, întreruperile din activitate pentru a răspunde, așteptarea răspunsurilor sau a deciziilor necesare pentru continuarea activității, refacerea unor lucrări sau produse cu erori, re-testarea, re-verificarea, căutarea, verificarea în exces, întreruperile, manipularea de materiale, mișcarea oamenilor.

Dintre toate exemplele, două pot da naștere unor dezbateri aprinse, și anume manipularea și mișcarea. În cadrul organizațiilor, am fost învățați că este absolut normal să ne deplasăm pentru efectuarea diverselor activități, că materialele se depozitează undeva și că trebuie aduse de acolo. Nu neg necesitatea unor astfel de activități, însă, dacă pornim de la o premisă puțin diferită, că manipularea și mișcarea sunt generate uneori nu atât de fluxul normal de execuție a sarcinilor, cât de un deficit de informații, avem toate șansele să reducem sau chiar să eliminăm timpul inutil consumat cu astfel de activități.

Tot în lista de exemple, regăsim, în opinia mea, forma de deplasare cea mai păguboasă. Primele patru exemple au o rădăcină comună, care se găsește în întrebări. Când întrerupem pe cineva cu o întrebare, nu numai că ne oprim noi înşine din lucru, dar îl întrerupem și pe cel de la care așteptăm răspunsul. Ca într-un lanț al slăbiciunilor, se întâmplă ca persoana întrebată să nu știe răspunsul, aşa că se apelează la a treia, la a patra și așa mai departe. În medie, pentru a reveni la ceea ce avea de executat, după o întrerupere, un om are nevoie de aproximativ 15 minute. Dacă multiplicăm acest timp cu numărul de persoane întrebate, ne putem face o imagine a timpilor irosiți zilnic pentru că o anumită informație nu a fost disponibilă la timpul potrivit, la locul potrivit, în forma cea mai apropiată înțelegerii.

În acest moment, avem un „inamic”, deplasarea, pe care îl putem observa și vedea cu relativă ușurință. Pentru toate companiile ce doresc să își îmbunătățească continuu performanțele, reducerea deplasării devine obiectivul numărul unu.

Nu doresc să fiu înțeles greșit și de aceea doresc să precizez ce nu este interpretat ca fiind deplasare.

  • Luarea unor pauze normale de odihnă sau de masă.
  • Întâlniri cu colegii pentru a discuta diverse aspecte din viața organizației.

Scopul reducerii deplasării nu este acela de a transforma oamenii în „iepurași energetici”, care muncesc fără oprire. Intenția este să-i înarmăm pe oameni cu un concept – deplasarea – și cu instrumentele vizuale ce reduc acest fenomen.

În următorul articol, voi aduce în discuție alte principii ale spațiilor de lucru vizuale, precum și câte ceva despre dispozitivele vizuale. Deoarece aceste articole fac parte dintr-o serie, dacă nu ați citit unul dintre ele, le puteți găsi pe cele anterioare pe
www.learningmanager.ro, la secţiunea „articole”, categoria „vizual”, sau pe www.mana-
gerexpress.ro. Acest articol are atașată o hartă mentală, ce explică principiile spațiilor de lucru vizuale, într-o formă vizuală.

Puteți vizualiza Harta Mentală pe www.learningmanager.ro, la secțiunea „articole”, categoria „vizual”.