Comunicare este o artă nu doar când vine vorba de oratorie. Probabil că deja comunici foarte mult în cadrul companiei, cu și pentru clienți, lași note pentru șefi, trimiți o mulțime de email-uri pentru colegi, însă cum te asiguri că le comunici clar și eficient?
Ce spun experții
Klara Blackburn, lector senior pe comunicare managerială la MIT Sloan School of Management spune că ”o comunicare clară reflectă o gândire clară” și că nimeni nu te va asculta indiferent cât de bune sunt ideile tale, dacă nu știi să le comunici. Iar Bryan Garner, autorul ”Ghidului pentru o comunicare mai bună în afaceri” este de părere că aceasta este o abilitate construită și îmbunătățită în timp.
Gândește înainte să scrii
Dacă nu știi ce ar trebui receptorul să înțeleagă din comunicarea ta, atunci te-ai apucat prea devreme să scrii, este de părere Garner. El spune că ne apucăm să formulăm pe parcurs ideile, ceea ce rezultă într-o comunicare prea puțin structurată; sfatul lui ar fi să ne structurăm un pic ideile înainte de a ne apuca să scriem.
Fii direct
Scrie-ți punctul de vedere la început. Stilul de scriere din școală nu este eficient în afaceri, ci trebuie să îți prezinți ideea principală de la început ca să scurtezi timpul receptorului și să îți întărești ideea apoi cu argumente. În cazul notelor sau propunerilor, prezentarea problemei și a soluției aduse de tine ar trebui să fie rezumate in maxim 150 de cuvinte, ne îndrumă Garner.
Înlătură excesul
Nu folosi trei cuvinte când doar unul ar fi suficient, ne sfătuiește Blackburn, pentru că pierzi audiența în momentul în care simt că exprimarea este prea stufoasă. El încurajează chiar și folosirea formelor scurte, renunțarea la prepoziții, folosirea verbelor în loc de substantivizare (”protejează” în loc de ”oferă protecție”) și așa mai departe.
Evită jargonul și ”cuvintele inteligente”
Garner ne oferă o listă de cuvinte de evitat și spune că în afaceri comunicarea este plină de acronime și jargon specific domeniului, însă este bine să nu le folosești prea des ca să nu lași impresia că ești leneș, dezordonat sau chiar că nu știi ce vorbești. În același timp, nu este bine nici să cazi în extrema cealaltă și să folosești cuvinte și expresii grandioase – nu este o dovadă de inteligență.
Citește ce scrii
Citește ce ai scris și vezi dacă mesajul este clar și concis; Blackburn chiar sugerează să citim cu voce tare pentru că atunci ies în evidență lucruri precum un paragraf mult prea lung sau goluri în argumentele noastre. Poți chiar să le ceri colegilor să se uite peste ce ai scris și să îți dea feedback.
Exersează zilnic
Comunicarea este o aptitudine care poate fi îmbunătățită cu exercițiu. Poți începe să te orientezi spre lucrări bune, să studiezi stilul de comunicare din The Wall Street Jurnal, să investești într-un ghid de stil și gramatică, cum ar fi ”Modern English Usage” al lui Fowler.
Exemplu 1
Când David McCombie a ajuns să fie consultant de management la MsKinsey & Company a început să primească feedback să ajungă mai repede la concluzii, stilul lui de scriere format la Harvard Law School nefiind adecvat.
Ca să își creeze un stil adecvat, el a studiat prezentările și rapoartele unor colegi seniori pentru a vedea elementele cheie și includea în comunicările lui importante și colegi în care avea încredere și le cerea feedback.
Când și-a construit propria afacere, Grupul McCombie, el a păstrat aceste practici iar comunicările importante i le trimite și partenerului lui pentru feedback. Consideră că este o abilitate ce trebuie mereu îmbunătățită, a ajuns chiar să fie o voce proeminentă în domeniul lui și lucrează la o carte proprie.
Exemplu 2
Tim Glowa s-a decis, după ce și-a construit o carieră considerabilă de consultanță pe strategii de marketing, să devină un vizionar în acest domeniu, lucru pentru care a trebuit să își formuleze un punct de vedere și să îl publice.
O modalitate de a își crește credibilitatea a fost prin studii publicate și articole în ziare, lucru pentru care s-a pregătit prin a citi și adapta stilul de comunicare din lucrări de business precum McKinsey Quarterly. Și-a încorporat în stilul propriu și un ritual de început – prezentarea pe scurt a celor trei obiective principale.
El este acum cofondatorul unei companii de analiză de marketing Bug Insights și spune că scrierile pe care le-a publicat l-au ajutat în toate formele de comunicare. Lucrările lui câștigă din ce în ce mai multă audiență, iar el spune că va continua să își îmbunătățească stilul.
