Video-conferința, teleconferința sau ședința între oameni aflați pe continente diferite nu mai este de mult timp o noutate. Principalul avantaj al acestor teleconferințe este economia. Atât de timp, cât și de resurse financiare, pentru că nu mai există costuri de deplasare. În același timp, ele pot fi dificil de planificat, organizat și susținut din mai multe motive. Pentru a te asigura că totul se desfășoară fără nici un incident, trebuie să urmărești câțiva pași foarte simpli, dar care au un rol crucial în a avea un succes garantat.
1. Definește componentele video-conferinței.
Pentru a putea construi necesarul logistic și pentru a stabili un calendar corect trebuie să știi de la început unele lucruri:
- câți participanți are conferința?
- pe ce fus orar se află aceștia (tradu în ora locală programul lor de lucru)
- dacă participanții vor prezenta materiale în timpul call-ului (există powerpoint-uri, imagini, alte inserturi în timpul conferinței)
- este important ca această video-conferință să fie înregistrată?
- în toate locurile în care există participanți la conferință există resursele tehnologice necesare pentru buna desfășurare a acesteia?
- ce tip de camere trebuie să rezervi pentru participanți (câte săli și cu câte locuri în fiecare locație)
- cât va dura? trebuie să programezi pauze?
2. Stabilește calendarul și rezervă sălile și echipamentele necesare
- de câte săli ai nevoie în funcție de numărul de participanți
- care este ziua cea mai potrivită și la ce oră poți programa teleconferința sau video conferința pentru a-i avea pe toți prezenți
- după ce ai stabilit data și ora, decide-te pentru tipul de echipamente de care ai nevoie – Skype, webcam-uri, Google hangouts, aveți un tool intern etc.
- asigură-te că toată lumea este informată cu privire la sedință și a confirmat participarea și rezervă sălile și echipamentele.
3. Învață să folosești echipamentele
- cu o zi înainte, testează echipamentele din locul în care te afli și asigură-te că știi să le folosești pe toate și că poți jongla ușor între comenzi
- verifică să ai o conexiune la internet foarte bună și, pentru orice eventualitate, stabilește cu departamentul IT să aibă un om la dispoziția ta pentru orice problemă neprevăzută
