Conferințe video. Pași de confidențialitate pe care ar trebui să îi facă fiecare organizator

Conferinte video. Pasi de confidentialitate pe care ar trebui sa ii faca fiecare organizator

Conferința video a devenit o parte esențială a comunicațiilor zilnice de afaceri pentru multe companii. Întrucât atât de mulți angajați și clienți lucrează de la distanță, confidențialitatea a devenit o preocupare principală pentru companii în eforturile lor de a-și păstra părțile interesate și conversațiile în siguranță.

În timp ce alegerea soluției potrivite de videoconferință este un început bun, este important ca organizatorii de întâlniri să înțeleagă rolul lor în protejarea confidențialității întâlnirilor lor online și a participanților. Iată câțiva pași pe care îi puteți face pentru a vă pregăti mai bine pentru o conferință video sigură, scrie business.com.

1. Nu lăsați oaspeții neinvitați

În mod implicit, întâlnirile dvs. ar trebui să permită oaspeților invitați să acceseze sala de ședințe virtuală. Ar trebui să fie dificil pentru persoanele neinvitate să vă întrerupă sau să întrerupă întâlnirea. Cu excepția cazului în care aveți un motiv specific pentru a permite participanților neinvitați să participe la întâlnirea dvs., cum ar fi când găzduiți un webinar public, asigurați-vă că setările implicite blochează oaspeții neinvitați.

Citește și: Provocările din departamentul de HR în contextul pandemiei și viitorul forței de muncă

2. Solicitați o parolă înainte ca oaspeții să se alăture întâlnirii

Oaspeții invitați ar trebui să fie obligați să introducă o parolă pentru întâlnire pentru a fi admis. Poate părea un pas inutil dacă aveți deja acces limitat pentru a invita doar oaspeții, dar este un strat suplimentar important de protecție pentru a vă asigura că singurele persoane care se pot alătura conferinței dvs. video sunt invitați.

3. Configurați o sală de așteptare virtuală

În calitate de gazdă a ședinței, puteți menține controlul asupra admiterii oaspeților și a conversațiilor dinaintea ședinței, configurând o „sală de așteptare” pentru toți oaspeții care se conectează înainte de a face acest lucru. Această setare este deosebit de importantă dacă doriți să introduceți vorbitori invitați la intervale specifice de-a lungul întâlnirii. Cu o sală de așteptare virtuală, aveți opțiunea de a invita toți participanții la întâlnire odată sau unul câte unul când sunteți gata să se alăture acestora.

Citește și: Cum s-a prăbușit imperiul lui Jamie Oliver și de ce a dat greș în antreprenoriat

Alternativ, puteți modifica setările conferinței video, astfel încât întâlnirea să înceapă numai după ce gazda a aderat la apel. Să aștepți ca gazda să înceapă întâlnirea este o experiență mai plăcută pentru oaspeți, deoarece aceștia nu se vor simți presați să vorbească cu persoane pe care nu le cunosc. Pentru întâlnirile cu informații sensibile, această practică împiedică, de asemenea, pe oricine altcineva să partajeze aceste informații înainte de sosirea gazdei.

4. Păstrați confidențialitatea adresei URL a întâlnirii sau a informațiilor de apelare

Dacă găzduiți un eveniment virtual public, nu împărtășiți detaliile conferinței în garanția de marketing. Anunțați oamenii că vor primi linkul întâlnirii în mod privat prin e-mail. De asemenea, ar trebui să utilizați o adresă URL de brand pentru a informa oamenii că se află la întâlnirea potrivită. Acest lucru dă un aspect mai profesional, care creează o experiență mai coezivă cu marca dvs. pe diferite canale și platforme.

Păstrarea privată a adresei URL sau a informațiilor de apelare poate proteja, de asemenea, compania dvs. de partajarea accidentală a informațiilor private publicului. Dacă controlați cine poate accesa întâlnirea și ați luat măsuri pentru a preveni oaspeții neinvitați, puteți efectua apelul cu încrederea că informațiile sunt partajate în mod privat cu persoanele potrivite.

5. Asigurați-vă că aveți la dispoziție controalele de permisiuni corespunzătoare

Nu permiteți nimănui să partajeze fișiere sau să-și prezinte ecranul fără permisiunea gazdei. În cel mai rău caz, oamenii rău intenționați ar putea încerca să răspândească fișiere dăunătoare în timpul întâlnirii, ceea ce poate (și va) dăuna reputației companiei dvs. Chiar și fără acești factori dăunători în joc, persoanele care partajează fișiere sau își prezintă ecranul în momente incomode în cadrul întâlnirii pot perturba întâlnirea și pot enerva alți invitați.

Este cea mai bună practică să limitați partajarea fișierelor sau a ecranului până când gazda este pregătită pentru ca anumite persoane să preia controlul. Acest lucru va preveni, de asemenea, distrageri neintenționate sau inutile, rezultând întâlniri mai eficiente.

Citește și: BestJobs: Scădere de 23% în trimestrul trei pentru joburile de management

6. Solicitați nume complete și videoclipuri pentru participanți

Toți cei care participă la întâlnirea dvs. ar trebui să-și dea numele complet și să-și păstreze camera pornită, astfel încât toți ceilalți din întâlnire să-și poată vedea fața. Acest lucru vă ajută să vă asigurați că persoanele potrivite sunt la întâlnire – și că nicio persoană neinvitată nu se prezintă ca angajați sau participanți. De asemenea, vă arată că participanții sunt atenți și contribuie la întâlnire.

Setați această așteptare cu fiecare oaspete înainte de apelul video, astfel încât să aibă suficient timp pentru a-și ordona spațiul de întâlnire. Odată ce acest standard este stabilit, reamintiți tuturor să pornească camerele la începutul fiecărei întâlniri. Dacă este necesar, eliminați toate numele sau fețele necunoscute.

Sursa foto: Unsplash

  • 1
  •  
  •  
  •  
  •