Oare următoarea ședință va fi o oportunitate de a lucra pe idei acționabile sau o pierdere de timp? Iată cum poți analiza întâlnirea propusă și alege cel mai potrivit răspuns legat de participare. Timpul este cea mai prețioasă resursă așa că nu îți poți permite să îl pierzi pe evenimente ce nu aduc un câștig. Alege întâlnirile care respectă următoarele condiții.
Urmăresc un obiectiv
Care este cel mai important obiectiv pe care îl atingi participând la întâlnire? Dacă răspunsul nu apare ușor, atunci este momentul să îți optimizezi agenda sau pe a altcuiva. Dacă ești organizatorul întâlnirii, menționează obiectivele setate în invitație. Acest aspect va ajuta ca discuția să se ducă în direcția dorită.
Există o agendă clară
Toți participanții pot propune subiecte de conversație înainte de începerea întâlnirii.
O agendă a ședinței va menține discuția organizată și va seta parametrii pentru subiectele ce vor fi tratate. Pentru a nu depăși timpul, aloca timpi limitați fiecărui subiect.
Un coordonator va stabili buna desfășurare
Toate aspectele de mai sus sunt bune, însă rămân incomplete ca efect dacă nu există un coordonator al întâlnirii. Este important ca acest rol să fie atribuit dinaintea întâlnirii și să știe clar ce trebuie să urmărească.
Sunt ocazii în care rolul de lider poate fi predat altcuiva. De exemplu, dacă există un pericol ca juniorii să fie intimidați de un CEO care participă într-un brainstorming și conduce ședința, poate fi numit un asistent în a prelua task-ul.
O concluzie cu pași concreți de acțiune
Trebuie acordată mare atenție la ceea ce se vorbește. O ședință nu este cu adevărat productivă dacă nu conține acțiuni și rezultate. Alocă la sfârșitul întâlnirii timp pentru o recapitulare și stabilire a pașilor următori. Atunci se deleagă task-urile, se stabilesc responsabilii și pot fi implicați cei care au fost mai retrași în a aduce o contribuție pentru proiectul discutat.
