Noi reguli privind posibilitatea convocării și desfășurării adunărilor generale prin mijloace de comunicare la distanță

Noi reguli privind posibilitatea convocarii si desfăsurarii adunarilor generale prin mijloace de comunicare la distanta

Guvernul a reglementat modul în care societățile pot convoca și desfășura adunările generale ale acționarilor/asociaților (AGA) prin mijloace de comunicare la distanță, chiar în cazul în care actul constitutiv al societății interzice sau nu prevede această posibilitate.

Măsura era așteptată de mediul de afaceri încă de la începutul declarării stării de urgență, dat fiind că, în lipsa unui act normativ, societățile nu ar fi putut să desfășoare AGA cu respectarea, în același timp, a măsurilor de distanțare și a restricțiilor de circulație impuse de către autoritățile române.

Citește și: Sfaturi și măsuri de prevenție pentru antreprenori în situații de criză

Ordonanța de Urgență nr. 62 din data de 7 mai 2020 pentru adoptarea unor măsuri în domeniul societăților, în vederea desfășurării reuniunilor organelor statutare (Ordonanța 62/2020), care permite organizarea AGA la distanță, a fost publicată în Monitorul Oficial în 8 mai 2020 cu intrare în vigoare la aceeași dată.

Actul normativ prelungește și termenul până la care societățile sunt obligate, potrivit Legii Societăților nr. 31/1990, să aprobe situațiile financiare anuale, și bugetul de venituri și cheltuieli pe anul următor până la data de 31 iulie 2020.

Prevederile ordonanței se aplică adunărilor generale ale acționarilor sau asociaților, adunărilor generale ale deținătorilor de obligațiuni, și adunărilor organelor colective de administrare, de supraveghere și directoratului. Societățile listate nu fac obiectul Ordonanței 62/2020.

Perioada de aplicare a Ordonanței 62/2020

Actul normativ se aplică (i) adunărilor generale convocate și ținute pe durata stării de urgență, (ii) adunărilor generale convocate anterior intrării în vigoare a Ordonanței 62/2020, dar care sunt ținute ulterior instituirii stării de urgență, (iii) adunărilor generale convocate pe durata stării de urgență, dar ținute ulterior încetării acestei stări și (iv) adunărilor generale convocate și întrunite în primele două luni după încetarea stării de urgență.

În cazul adunărilor organelor de administrație această perioadă este de 30 de zile.

Ordonanța 62/2020 reglementează și cazul specific al adunărilor generale desfășurate între data instituirii stării de urgență, dar înainte de intrarea în vigoare a acesteia  (i.e. 16 martie – 7 mai 2020), ale căror hotărâri sunt considerate valide din perspectiva modalităților de desfășurare și exercitare a dreptului de vot, dacă aceste modalități se regăsesc printre cele incluse în Ordonanța 62/2020 și dacă a existat unanimitate între acționari/asociați cu privire la folosirea lor.

Procedura de convocare a adunărilor generale

Organul de administrație competent să efectueze convocarea AGA are, astfel, posibilitatea să utilizeze mijloace de comunicare la distanță în acest scop. Acționarii/asociații trebuie să comunice adresa poștală/de e-mail sau, dacă acestea sunt înscrise în Registrul asociaților/acționarilor, pot fi folosite adresele respective.

Se pot alege una sau mai multe modalități combinate de convocare, printre care menționăm scrisoarea recomandată, curierul, scrisoarea transmisă pe cale electronică, la care este atașată sau logic asociată semnătură electronică extinsă sau telefaxul. Lista nu este exhaustivă.

Citește și: Efectele coronavirusului. Peste 70% dintre companii nu au o strategie pentru astfel de situații

Suplimentar, anunțul de convocare se va publica și pe pagina de internet a societății, dacă există, și va fi transmis și prin e-mail, dacă sunt cunoscute adresele acționarilor/asociaților.

Aceleași reguli de convocare se aplică și în cazul publicării ordinii de zi completată cu punctele transmise de acționari/asociați, care, la rândul lor, pot fi transmise prin mijloace de comunicare la distanță.

Informațiile și documentele referitoare la subiectele înscrise pe ordinea de zi se vor publica/transmite în ordinea următoare: pe pagina de internet a societății sau, dacă nu există o astfel de pagină, prin email sau, dacă asociații/acționarii nu au o adresă de email, la cerere, prin poștă sau curier.

  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •