La începutul anului 2020, majoritatea întreprinderilor din birouri au instruit angajații să lucreze de acasă până la o notificare suplimentară pentru a încetini răspândirea COVID-19. Mulți se așteptau să se întoarcă la birou peste câteva săptămâni, așa că întreprinderile care nu aveau deja o politică formală de lucru la distanță au căutat soluții temporare pentru a ajuta echipele lor să colaboreze de la distanță.
Acum, de câteva luni de la pandemie, majoritatea companiilor care pot continua să funcționeze de la distanță au ales să facă acest lucru. Unii chiar găsesc că un model de lucru la distanță funcționează bine și intenționează să facă din munca remote o parte permanentă a strategiilor lor operaționale, scrie business.com.
Citește și: Generația Z consideră că beneficiile sunt mai importante decât salariul
Dacă ești printre aceste companii, acum este momentul să invesești în soluții tehnice pe termen lung care să sprijine nevoile forței de muncă part-time sau cu normă întreagă.
Instrumente tehnice pentru strategia de lucru la distanță pe termen lung
Este posibil ca multe echipe să fi adoptat deja soluții pentru anumite provocări de comunicare și colaborare la distanță. Este posibil ca aceste soluții să își fi făcut treaba pentru o perioadă scurtă de timp, însă, pe măsură ce treci la un model de lucru de la distanță pe termen lung, trebuie să te gândești la soluții permanente care pot fi adaptate la echipa ta. Dacă angajații tăi vor lucra de acasă pe viitor, instrumentele pe care le utilizează trebuie să ofere acces continuu și sigur la munca lor, oriunde și oricând.
Iată câteva instrumente și programe pe care să le actualizezi în viitorul apropiat:
1. Partajarea și stocarea fișierelor
Odată cu lucrul de la distanță, solicitarea către angajați să își folosească calculatoarele personale și hard disk-urile pentru a stoca documentele companiei este o vulnerabilitate potențială de securitate pe care factorii de risc ar putea să o exploateze.
Startup versus microîntreprindere: Ce ar trebui să construiți?
Aplicațiile de partajare a fișierelor, cum ar fi Dropbox Business și OneDrive, oferă un cloud partajat la care toți cei din echipa sau din organizația ta pot avea acces. Când cauți aplicații de stocare a fișierelor, investește într-una care are o securitate ridicată, suficient spațiu de stocare pentru nevoile companiei și colaborare în timp real între utilizatori în documente și fișiere.
2. Comunicare internă
Fără birou, nu există un loc centralizat în care echipele să comunice și să vorbească față în față. O aplicație de comunicare internă, cum ar fi Slack, permite angajaților să-și dea un mesaj reciproc și să colaboreze la proiecte în timp real. Acest lucru îi menține pe toți pe aceeași pagină, trimițând același mesaj și document către întreaga echipă și poate chiar să creeze cultura companiei pe măsură ce colaboratorii interacționează.
3. Software VPN și securitate
Va trebui să îți păstrezi angajații și informațiile lor în siguranță acasă, la fel cum ar fi la birou. O rețea privată virtuală protejează informațiile companiei și ale angajaților tăi, permițându-le să acceseze rețeaua corporativă printr-o conexiune criptată. Criptarea datelor printr-un VPN protejează confidențialitatea companiei atunci când lucrătorii gestionează documente și fișiere de afaceri sensibile.
4. Aplicații de productivitate și gestionare a timpului
Când lucrezi de acasă cu normă întreagă, poate fi greu să rămâi concentrat pe o sarcină. Încorporarea unei aplicații de gestionare a timpului în fluxul de lucru de zi cu zi al echipei îi poate ajuta pe toți să își atingă termenele, astfel încât compania ta își îndeplinește obiectivele.
Citește și: Provocările din departamentul de HR în contextul pandemiei și viitorul forței de muncă
Aplicații precum Forest, Toggl și MindNode permit angajaților nu numai să urmărească timpul petrecut în anumite proiecte, dar și să își organizeze ideile, să rămână concentrați pe sarcini și să își măsoare progresul.
5. Instrumente de management de proiect
Aplicațiile de management de proiect permit managerilor să trimită misiuni, să stabilească termene, să comenteze sarcinile curente, să examineze progresul și să se asigure că totul este finalizat în timp util. Aplicații precum Asana, Basecamp și Trello permit să urmărești productivitatea echipei și pot oferi cunoștințe cu privire la evoluția muncii lor. Aceste aplicații permit întregului departament sau companiei să lucreze împreună la proiecte și să urmărească rata de finalizare a acestora.
6. Soluție de conferință video
În timp ce munca și comunicarea se pot face prin e-mail sau o aplicație de mesagerie, oamenii sunt mai productivi și mai implicați atunci când își pot vedea și auzi colegii. O soluție de conferință video precum Vast Conference este un instrument excelent pentru a face ca orice întâlnire să se fie perfectă. Întâlnirile virtuale ajută echipa să continue să inoveze și să fie productivă de departe cu întâlniri de brainstorming și strategie sau încurajează legarea echipei prin actualizări generale ale companiei sau evenimente sociale virtuale.
Sursa foto: Unsplash
