Cum să îți organizezi eficient timpul

Fundatia Calea Victoriei va invita marti, 15 noiembrie, de la ora 19:00, la Atelierul de Time management: Timpul inseamna viata!

Cu toții am spus sau am auzit că nu există suficiente ore în zi pentru a face tot ceea ce am vrea. Dar, partea bună este că ne putem crea timp. De fapt, să organizăm ceea ce facem astfel încât să avem un program liniștit, care să aducă rezultate. Iată câteva sfaturi folositoare în a ne organiza timpul așa cum visăm.

A. Identifică felurile în care îți petreci timpul

Ține evidența activităților zilnice – monitorizeaza ce faci în fiecare zi și notează cât timp dai acțiunilor întreprinse. Este posibil să fii surprins de câte ore pierdute există versus rezultate obținute.

  • Ține minte să urmărești chiar și cele mai mici task-uri cum ar fi: gătit, curățenie, duș etc

Trece într-un jurnal sau agendă programul zilnic – odată ce ai conștientizat care este planul tău și cât timp petreci îndeplinindu-l, scrie totul într-o agendă. Organizarea informației într-un singur loc te va ajuta să identifici șabloanele existente și, potențialele zone în care se pierde timp.

  • Fii clar și onest când introduci datele în scris. Nu uni activitățile, nu ignora task-urile mici și asigură-te că scrii exact orele la care se întâmplă.
  • Poate fi util să le ordonezi în categorii: de exemplu, treburile prin casă le poți trece cu albastru, job în roșu și relaxare în negru. Sau poți alege alte coduri de culoare și delimitări.

Analizează cum îți petreci timpul – o oră pe zi petrecută relaxându-te? Două ore să te decizi ce vei mânca? Opt ore stând pe internet? Urmărește șabloanele pe care le-ai format și determină care este util de păstrat și care nu.

  • Pierzi timp din cauza unei lipse de autocontrol? Procrastinezi des? Îți asumi prea multe proiecte? Sunt întrebări pe care trebuie să ți le adresezi.
  • Poți afla că distribuția activităților nu este utilă. Te poți ocupa jumătate de oră de muncă, apoi 10 minute de lucruri mărunte, pentru a te întoarce apoi la muncă pentru altă jumătate de oră și tot așa. Este mai productiv să te concentrezi o oră pe un task pentru job și apoi să te ocupi de lucrurile mai puțin importante.
  • O abordare interesantă a task-urilor este să le faci pe fiecare într-o perioadă limitată de timp, în care să nu permiți distragerea atenției.

Ia în calcul ajustările – acum că ai o perspectivă a timpului folosit, începe să schimbi mici sau mari comportamente ori obișnuințe.

Schimbă-ți obiceiurile sau normele de activitate – oricare ar fi provocarea legată de managementul timpului, există o soluție. Odată ce ai decis că ai nevoie să îți recuperezi timpul sau modul în care vrei să ți-l reorganizezi, va trebui să faci un efort asumat pentru a-ți schimba obiceiurile.

  • Dacă petreci prea mult timp făcând curățenie sau gătind, te poți gândi să ceri ajutorul cuiva care poate face aceste lucruri în locul tău. Astfel, poți crea un loc de muncă și tu vei câștiga timp.
  • Petreci prea mult timp pe internet, fără un scop anume, iar aceasta poate fi o mare problema. Restricționează-ți accesul la rețelele sociale sau internet când trebuie să lucrezi neîntrerupt pe un proiect.

    B. Evită pierderea atenției

Identifică lucrurile care te distrag – cele mai mari amenințări sunt întreruperile constante. Vei dori să afli care sunt activitățile sau persoanele ce tind să îți întârzie programul zilnic. Poate este un prieten care  vorbește încontinuu sau o plăcere vinovată care te împiedică din a lucra eficient.

  • Lucrând într-o echipă, se poate ca majoritatea colegilor să vină cu întreruperi. Asigură-te că eviți bârfa măruntă, dar și că păstrezi o atitudine deschisă către colegii tăi.

Evită discuțiile telefonice lungi – de multe ori poți obține mult mai mult prin întâlnirile față în față decât la telefon.

Nu petrece mult timp pe internet – o mare parte dintre noi avem nevoie de internet pentru a ne îndeplini task-urile. Însă, pozele cu pisici, stirile din sport, articole triviale pot aștepta. Rămâi focusat pe ceea ce ai de găsit online.

  • Evită Facebook, Twitter și alte rețele când trebuie să lucrezi.
  • Căutarile în Google sunt periculoase pentru că poți sări dintr-una într-alta fără să îți dai seama.

Folosește un semn de “Nu deranjați!” – el poate fi folositor în contextul job-ului.

  • Dacă lucrezi de acasă, este critic să ai un spațiu dedicat pentru lucru. Nu te ocupa de proiecte în zone pentru relaxare, somn sau mâncat.

Rezervă-ți timp pentru distragerile de atenție inevitabile – se va întâmpla ca șeful tău să aibă o întrevedere informală cu tine sau un membru al familiei să aibă nevoie de ajutor.

C. Folosirea eficientă a timpului

Scrie totul – nu te baza pe memorie ca să reții toate lucrurile pe care trebuie să le faci. Scrie totul într-o agendă.

  • Chiar dacă ai de-a face cu un task mic sau obișnuit, notează-l.
  • Poartă cu tine planificatorul și folosește-l pe masură ce apar lucrurile de făcut.

Evită dedicarea imediată – crează-ți un calendar pentru a nu te aglomera și să îți dai seama că ai confirmat participarea la prea multe activități.

  • Prioritizează-ți task-urile. În funcție de ele vei știi unde poți fi prezent.
  • Fii deschis și pregătit să îți schimbi prioritățile din când în când. Sunt lucruri ce pot apărea pe ultima sută de metri și să fie mai importante decât ce aveai până atunci setat în calendar. Dar asta nu trebuie să devină o obișnuință ce ar indica faptul că, din start, prioritățile nu sunt corect stabilite.

Fii realist – setează deadline-uri realiste pentru activitățile tale.

  • Este mult mai bine să îți rămână timp în plus, decât să depășești deadline-ul.

Programează-ți activitățile de bază precum mâncatul, dușul.

Folosește un sistem de remindere – acestea pot lua forma unor stickere sau alarme.

  • Eviți să depinzi de alți oameni.
  • Dacă este ceva important setează mai multe alarme.

Cere ajutorul – poți delega celor din jur anumite acțiuni.

  • Asigură-te că sunt oameni capabili și știu despre ce este vorba.
  • Nu face din asta un obicei. Poate fi începutul unei atitudini delăsătoare.

Analizează-ți progresul – din când în când este necesar să te uiți la rezultatele obținute, cum te-ai comportat, cât timp ți-a luat. Pentru orice reușită, oferă-ți o recompensă acordându-ți extra timp pentru tine, de exemplu.