Cum să ai un birou fără hârtii, în 8 pași

Cum să ai un birou fără hârtii, în 8 pași

Intuiția ne spune că avansul tehnologic ar trebui să ne facă viața (profesională și personală) mai ușoară. Transformarea biroului dintr-unul cu hârtii într-unul fără hârtii este un subiect discutat de ani de zile, deja. Cu toate acestea, există multă hârtie în continuare în aproape fiecare birou din oricare companie, spune Sebastian Ilinca, reprezentant al Enshight Management Consulting.

El consideră că pentru a ajunge la un birou fără hârtii trebuie:

a) să luăm o decizie de business la un anumit moment, în timp;
b) să ne asumam această decizie sub forma unui comportament în activitatea noastră de zi cu zi.

Practic, un birou fără hârtii nu înseamnă doar ”absența hârtiilor”, ci că informațiile există în continuare și trebuie folosite. Pentru ca acest lucru să se întâmple, informațiile trebuie să fie organizate. Cheia organizării informației este ca această organizare să respecte în mod constant reguli specifice precum ar fi trasabilitatea informației până la creatorul acesteia, organizarea după criterii specifice (fie după tipul de document, fie cronologic, fie în funcție de proiectul din care face parte etc.).

Astfel, înțelegem că întregul concept de birou fără hârtii cere un anumit grad (înalt) de disciplină.

Totuși, la fiecare pas, deciziile care se iau trebuie să aibă ca referință nevoile de business, pe de o parte, și cadrul legal, de cealaltă parte.

Interesul afacerii trebuie să fie corect aliniat cu diferitele constrângeri legale prezente în multe zone ale legislației (de exemplu, există legi diferite care reglementează documentele fizice, pe hârtie, de cele electronice; în același timp, există și autorități diferite care sunt însărcinate cu asigurarea respectării acestor legi).

Să vedem, împreună, cum abordăm, în calitate de manageri ai unei companii, un asemenea proiect de transformare.

1. Prima decizie care trebuie luată este dacă vrem ca documentele pe hârtie care există deja să fie disponibile și în format electronic sau doar ca cele create de acum încolo să fie create direct în format electronic.

Decizia depinde de propriile nevoi, precum și de viteza cu care dorim să accesăm documentele din trecut (Știm din experiența proiectelor Ensight că informația din documentele fizice aflate într-un dulap de lângă noi poate fi, uneori, extrasă după ore sau zile de căutări, astfel că proximitatea fizică nu e o garanție a rapidității). Rezultă, așadar, că aceasta va fi o decizie de business.

În același timp, din punct de vedere legal, orice am decide în privința vechilor documente pe hârtie, acestea trebuie păstrate conform cu termenul lor de păstrare1 .

2. Următorul element de avut în vedere este acela că toate documentele, fie ele pe hârtie sau electronice, vor avea nevoie de depozitare în siguranță și cu accesibilitate facilă. Soluțiile de stocare trebuie să fie, așadar, viabile pe termen lung (mai mult de 10 ani).

3. Trebuie să specificăm și să decidem asupra regulilor de creare și administrare a noilor documente. De asemenea, dacă am luat decizia de a scana documentele vechi, trebuie să adăugăm și meta-date fiecăruia, adică să le atașăm etichete care ne vor ajută să le căutăm ulterior, precum și să le utilizăm în viitor. De exemplu: o bancă ar putea dori să aplice numele sau codul de client pe toate documentele legate de clienți; pentru o companie de construcții, poate fi de interes să asocieze cu fiecare document denumirea proiectului la care se referă etc.

4. Verificăm ceea ce avem deja în companie în termeni de resurse: de la soluții existente de ERP sau CRM la mai comunul Sharepoint de la Microsoft. De obicei, aplicațiile software nu sunt utilizate la întregul lor potențial. Pentru multe companii, nevoile specifice în zona de management al documentelor pot fi rezolvate, uneori, prin intermediul acestor aplicații, cum sunt Sharepoint sau anumite module deja instalate din cadrul aplicațiilor ERP.

5. Un aspect esențial este și înțelegerea foarte clară a nevoilor (din punctul de vedere al managementului informațiilor / documentelor) care sunt specifice industriei noastre or tipului de companie. Acest lucru se traduce în specificații critice necesare oricărei aplicații software sau schimbări din procese, în timp ce altele pot rămâne doar specificații / schimbări opționale. Cunoașterea acestora poate facilita construirea unor procese în mod corect și eficient încă de la început, fără efort excesiv ori inutil. Același criteriu se aplică și funcționalităților software care trebuie să fie exacte (nici în plus și nici în minus față de ceea ce este necesar, pentru a se putea obține un bun raport între valoarea livrată de acestea și prețul plătit pentru a rezolva problemele specificate de noi).

6. Resursele necesare trebuie clar identificate. Acestea pot fi oameni pregătiți pentru acest proiect si activitățile sale, pregătire suplimentară a personalului existent, aplicații software (existente sau noi), definirea specificațiilor pentru aplicațiile software, selecția aplicațiilor, selecția furnizorilor care vor sprijini la implementare şi / sau la alte aspecte ce țin de alinierea companiei la noile nevoi.

7. În continuare, după ce înțelegem nevoile, trebuie să facem o distincție clară între resursele interne și cele externe necesare, astfel încât să putem stabili un plan realist de implementare a schimbării. Chiar și în cazurile în care există competenţe interne în companie, persoanele respective pot fi indisponibile pe perioada proiectului. Astfel, în funcţie de nevoile reale, proiectul poate fi amânat sau resursele externe pot fi aduse în proiect pentru respectiva perioadă. Același lucru se poate aplica și în cazul altor resurse, cum ar fi cele de tehnologie.

8. Ceea ce nu trebuie să uităm este contactul și alinierea constantă cu autoritățile, deoarece ele verifică și asigură implementarea legilor. A fi în legătură cu aceste autorități poate duce la evitarea unor situații neplăcute de nerespectare a cerințelor legale și facilitează design-ul corect al proiectului și regulilor pe tot parcursului transformării. Un exemplu în acest sens poate fi depozitarea documentelor. Depozitarea, atât pentru documente fizice, cât și pentru documente electronice, necesită aprobări care sunt obținute de la autorități diferite.

Evident că cei opt pași enumerați mai sus reprezintă un cadru general, însă, din experiența noastră, știm că ei trebuie să fie prezenți cu toate detaliile lor în toate proiectele care sunt legate de managementul documentelor.

Citește și Un birou dezordonat înseamnă o minte creativă – studiu

Ilinca subliniază și aici necesitatea alinierii nevoilor de business cu cele legale din domeniu, deoarece un proiect de transformare care țintește doar una dintre cele două zone va întâmpina probleme cu cealaltă.

În concluzie, chiar dacă nu sunt cele mai complexe proiecte de realizat pentru o companie, proiectele de management al documentelor acoperă multe arii dintr-o organizație: o viziune integrată asupra afacerii și a nevoilor sale de informații, procese (care traversează granițele departamentelor), aplicații IT (acele unelte care pot sprijini ori împiedica succesul proiectului), precum și cerințele legale.

Foto: stocksnap.io.

  •  
  •  
  •  
  •  
  •