Email: mai puțin înseamnă mai mult

Mulți dintre noi am ajuns să evităm comunicarea prin email deoarece aceasta se face într-un mod neprofesional. Mailurile-spam și mailurile care au un mesaj prost împachetat ne-au făcut să ne pierdem, în timp, încrederea în această modalitate de comunicare.

Antreprenorul Chris Ronzio ne arată  cum se face greșit marketing prin email:

1. Mailul-Messenger

Nu este recomandată folosirea mailului pe post de messenger pentru a schimba, în timp real, anumite detalii. Nu pentru asta a fost gândit mailul. Pentru comunicarea în timp real, există aplicații precum iMessage, Slack, WhatsApp sau Facebook Messanger. Dacă ai de transmis un email care necesită un schimb de opinii, cea mai bună soluție este să apelezi la mesageria instant sau să suni.

2. Mailul „închide primul”

Unii dintre noi dorim să avem ultima replică la fiecare mail. Situația se aseamănă cu zilele adolescenței  în care intram într-o conversație și  refuzam să fim noi primii care închid, conversația prelungindu-se la nesfârșit. Nu trebuie să fii persoana care are ultima replică la un email. Nu prelungi conversația inutil.

3. Mailul în masă

Mailul care transmite un singur mesaj pentru mai multe persoane este perceput ca o lipsă de respect și, de multe ori, ajunge direct în coșul de gunoi atunci când vine de la o persoană necunoscută. În cazul în care acest email este trimis la locul de muncă, are o adresare la persoana a-II-a şi vezi că în CC figurează toată echipa, nu-ți pică tocmai bine. Pentru aceste situații, este recomandată folosirea butonului mute de la Gmail. E deranjant să citești un mail se termină cu „Păreri?” și este adresat în masă.

Citește și: 6 modalități prin care nu-i permiți telefonului să-ţi distragă atenţia

4. Mailul cu răspuns întârziat

Viața se mișcă destul de repede și nimeni nu are timp să aștepte. În momentul în care răspunzi unor emailuri care sunt mai vechi de două săptămâni, cealaltă persoană nu se poate gândi decât la două lucruri: unul – viața ta este dezorganizată și ai uitat de mesajul meu până acum; altul – ai văzut mesajul, dar nu ai știut ce să răspunzi, așa că ai amânat. În această situație, cel mai bine este să trimiți un mesaj nou în care vorbești despre schimbările pe care le-ai făcut în urma mesajului primit și să trasezi noi direcții. Preia controlul!

5. Mailul care pierde din vedere miza

Mulți dintre noi obișnuim să scriem mailuri lungi. Dar e o diferență între mailurile lungi și mailurile care pierd din vedere miza, cu detalii inutile. Există o mare diferență între un email lung, care spune o poveste sau descrie un raționament, și un email lung care conține lucruri ipotetice și o mulțime de întrebări. Mailurile de business trebuie să fie scurte și la obiect. Cu subiect, predicat și cât mai puține lucruri vagi.

6. Mailul care folosește un limbaj pretențios

Cele mai bune emailuri sunt cele în care se folosește limbajul vorbit, direct și la obiect. Scopul unui email este transmiterea unei informații și nu epatarea. Dacă dorești să impresionezi audiența, scrie pe blog sau într-o revistă specializată. Nu folosi într-un mail cuvinte care încarcă inutil un mesaj!

Pentru a folosi mailul la adevărata lui capacitate, este important să faci diferența între comunicarea prin email și celelalte forme de comunicare, cum ar fi telefonul sau mesageria directă. Pentru o linie de comunicare deschisă, folosește Slack.  Dacă dorești să comunici atât audio, cât și video, folosește Skype sau Google Hangout. 

Amintește-ți mereu că „mai puțin înseamnă mai mult”. O comunicare prin email, directă și concisă, va fi văzută ca fiind profesionistă și te va ajuta să-ţi duci la îndeplinire sarcinile, mai rapid și mai eficient.

(Sursa foto: Flicker, Dimitry B)