Articol de: Ciprian Cucu, Managing Partner, Newday
Toată lumea este în social media. Dacă nu pe Facebook, Twitter sau Google+, atunci pe Linkedin. Mergi pe stradă și îi vezi cu nasul în telefon dând like, share sau comentând câte ceva de parcă s-ar scufunda pământul dacă nu reacționează acum, în secunda asta. Aşa că haideţi să vedem ce putem aduce în plus managementului de proiect dacă folosim și aici social media.
Iată şapte moduri prin care social media în project management te poate face un project manager mai bun.
- Comunicarea în timp real este mult îmbunătățită. Cum majoritatea timpului o petreci în activități de comunicare, înseamnă că această componentă de social te ajută semnificativ atât pe tine, cât și pe ceilalți, fiindcă timpul de răspuns scade considerabil.
- O mai bună interacțiune pentru echipe de proiect virtuale. Atunci când nu poți avea întâlniri față în față și e mai greu să simți pulsul echipei, ai nevoie de instrumente dedicate care să compenseze acest lucru. În plus, prioritatea nu mai este monitorizarea activității, ci monitorizarea rezultatelor.
- Viteza de reacție a stakeholderilor este mult crescută. Primești feedback aproape instantaneu.
- Vizibilitate crescută a proiectului. Lumea înțelege mai bine ceea ce faci și rolul tău de facilitator este mult mai clar. În plus, poți implica în proces și clientul, astfel încât partea din activitate pe care o faci tu și efortul pe care îl depui devin vizibile.
- Lucrul în echipă ajunge la un nou nivel. Sunt multe proiecte în care rolul tău ca project manager are două mari componente: una de asistență pentru toți cei implicați și cealaltă de monitorizare. În momentul în care reușești să-i implici pe toți în activitățile proiectului, membrii echipei devin contributori activi, își descoperă acest rol, iar tu ești persoana care livrează rezultatele.
- Câștigi timp. Activitățile de management al proiectului și colaborarea cu ceilalți se simplifică. Astfel, chiar dacă greșești, ai ocazia să repari repede.
- Ești văzut mai bine în cadrul companiei. Toți cei care folosesc social media, fac clic aproape instantaneu, iar tu vei fi văzut ca un inovator, care aduce cele mai bune practici în cadrul companiei și în cadrul proiectului.
Ce este de făcut
De departe, cea mai simplă variantă ar fi să faci rost de buget și să implementezi un software profesional care să permită interacțiuni de tip social media în proiecte. Însă, de multe ori, acest lucru este greu de făcut, dacă nu imposibil, așa că trecem peste această variantă.
Pot să-ți faci o listă cu aplicații software la un preț decent, însă varianta cea mai bună și cea mai simplă de pus în practică este găsirea de alternative de a lucra cu ceea ce ai în acest moment.
Fără să cumperi software nou, adaugă componenta social media în proiectele tale:
– Definește lista de contacte din LinkedIn sau Facebook. În cazul proiectului, creează un director cu toate persoanele implicate în proiect, inclusiv clientul.
– Creează ceva similar cu Wallul Facebook-ului sau zona de update din LinkedIn. Adică, definește un loc unde să poți uploada diverse fișiere (documente, grafice, rapoarte sau prezentări). Definește drepturi astfel încât să poată fi accesate de către ceilalți. Ideal este să le oferi șansa să dea Like sau să-ți lase un comentariu, asta pentru a crește interactivitatea.
– Fii atent ce scrii pe wall și ce scrii într-un mesaj privat. În funcție de sensibilitatea subiectului sau de nivelul lui de confidențialitate, decide dacă trimiți un email sau postezi pe wall.
Acestea reprezintă doar câteva sugestii pe care le poți pune în practică imediat.
Folosind principiile social media în proiecte, vei economisi timp și bani, iar stakeholderii te vor iubi. Dacă nu ai avut pană acum ocazia sa încerci astfel de aplicații, cred că este momentul să te joci puţin cu ele, să descoperi cum funcționează și cât de prietenoase și intuitive sunt.
Există deja aplicații de project management care înglobează această componentă de social media în proiect și se bucură de un mare succes. Nu aștepta până va fi prea târziu. Folosește-le și tu!
(Foto: Sean MacEntee, www.flickr.com)
