7 instrumente de comunicare pe care le folosești greșit în business

7 instrumente de comunicare pe care le folosești greșit în business

În ziua de astăzi, avem acces la sute de metode diferite de a comunica. Dar ele sunt eficiente doar dacă știm să le folosim corect și conform scopului pentru care au fost create. Fiecare platformă de comunicare prezintă avantaje și dezavantaje, unele – utile în unele situații, altele – nu. De exemplu, mesajele text sunt ideale pentru a informa un grup asupra unei schimbări urgente, în timp ce e-mailul este mai bun pentru trimiterea unor informații care nu au presiunea unui deadline.

Dar cum se poate ști care este modul potrivit de folosire a acestor instrumente?

Cel mai des întâlnite greșeli în felul cum folosim mediile de comunicare în fiecare zi, mai ales în domeniul profesional:

Folosirea e-mailului pentru cereri urgente

Chiar dacă locul de muncă modern cere angajaților să își verifice căsuța de mesaje constant, nu este corect să te aștepți ca mesajele să fie citite imediat. Folosește, în schimb, SMS-ul, chat-ul, apelul telefonic.

E-mailurile sunt folosite pentru conversații

Multe platforme, precum Gmail, oferă căi pentru a ordona mesajele în subiecte precum “conversații” pentru o organizare mai bună a discuțiilor. Însă, folosirea e-mailului pentru conversații mai lungi de un mesaj sau două este ineficient. Dacă este necesar un dialog, mai bine se apelează telefonic cealaltă persoană, se trimit mesaje text prin chat / SMS sau se organizează întâlniri live.

Mesajele text trimise la ore nepotrivite

Dacă este ceva urgent și nu există altă cale, se permite. Însă aceste interacțiuni trebuie limitate la intervalul stabilit de muncă.

Mesajele care conțin informații generale, fără grad de urgență

Exceptând cazul în care există o relație personală cu persoana căreia i se trimit mesajele text, este bine să se evite această metodă de comunicare pentru subiecte care nu sunt urgente. O conversație poate fi începută pe chat sau apel telefonic. Dacă sunt multe informații de trimis, apelează la e-mail.

Conferințe online / la telefon pentru întâlniri care implică mai multe persoane

Așa cum scurta parodie de aici arată, aproape de fiecare dată, conferințele telefonice sunt un dezastru. Calitatea sunetului este o problemă constantă, întârzierile în răspuns duc la suprapunerea interlocutorilor.

Utilizarea chat-urilor pentru a oferi mai multe informații odată

Grupurile de lucru online sunt un instrument bun pentru conversații rapide sau când nu se poate face o întâlnire fizică. Sunt ideale și pentru conversațiile fără urgențe. E-mailul este mult mai potrivit pentru a livra o cantitate mai mare de informație, așa cum este și întâlnirea față în față.

Organizarea unor întâlniri ineficiente

Dacă se organizează o întâlnire de lucru, trebuie urmate cele mai bune practici pentru a nu deveni o pierdere de timp: setarea unei limite stricte de timp, respectarea unei agende stabilite anterior, trimiterea unui e-mail de follow-up după încheiere, care să clarifice acțiunile de luat și cine și le asumă.

Fiecare metodă de comunicare are puncte forte sau slabe și poate cauza probleme celor care o folosesc. Cea mai bună cale de a deveni un comunicator eficient este să te informezi în legătură cu fiecare canal de comunicare, apoi să pui în balanță aspectele pozitive și pe cele negative ale acestuia. Evită dependența de un singur instrument și folosește-te de diverse metode pentru a schimba stilul de abordare, în funcție de context.