Un instrument de colaborare în echipă face mai ușor pentru compania dvs. să se bucure de beneficii, cum ar fi angajați mai implicați, o capacitate mai mare de a atrage și păstra oamenii și producție și profitabilitate mai mari. Prin stabilirea unui spațiu digital pentru ca întreaga echipă să se reunească, puteți spori colaborarea chiar și atunci când echipa dvs. este la distanță.
Avantajele instrumentelor de colaborare în echipă
Vă ajută să țineți evidența angajaților și a muncii
Un instrument de colaborare în echipă va oferi întregii echipe un spațiu digital dedicat pentru a lucra împreună, facilitând vizualizarea a cine este online, colaborarea la proiecte, programarea întâlnirilor și atribuirea sarcinilor. Multe instrumente de colaborare se integrează cu ușurință în calendar și software de flux de lucru pentru o programare ușoară în rândul membrilor echipei, scrie business.com.
Citește și: BestJobs: Scădere de 23% în trimestrul trei pentru joburile de management
„Conduc o echipă de cinci oameni și trăim cu toții în diferite state și lucrăm ore diferite”, a declarat Lindsey Catarino, strateg și consultant în afaceri. „A fost absolut critic faptul că avem un instrument cu care ne simțim cu toții confortabili și ne menține aliniați la sarcinile și obiectivele noastre”.
Facilitează munca la distanță
Instrumentele de colaborare sunt utilizate pe scară largă în rândul echipelor complet sau parțial îndepărtate pentru a simplifica comunicarea și a oferi un spațiu de lucru digital comun. De multe ori au funcții de partajare a ecranului și de gestionare a sarcinilor pentru a face munca la distanță să funcționeze fără probleme.
Pot stoca documente, active digitale și informații
Un instrument de colaborare oferă un loc centralizat în care puteți stoca, edita și crea toate fișierele, documentele, activele digitale, proiectele sau conversațiile în echipă. Acest lucru oferă angajaților o modalitate ușoară de a accesa toate informațiile de care au nevoie atunci când colaborează la proiecte complexe, precum și un loc sigur pentru arhivarea proiectelor anterioare și a documentelor importante la care echipa dvs. poate face referire la nevoie.
Pot crește producția
Atunci când echipele sunt capabile să comunice mai eficient între ele, pot rezolva problemele și ajunge la soluții mai rapid, ceea ce crește calitatea producției și a muncii. Instrumentele de colaborare în echipă elimină multe pierderi de timp, cum ar fi așteptarea unui membru al echipei să vă trimită prin e-mail un răspuns sau un fișier și căutarea anumitor versiuni de documente pe diferite computere.
Înainte de a căuta instrumentul potrivit de colaborare în proiect pentru întreaga echipă, ar trebui să știți de ce funcții aveți nevoie. Fiecare instrument oferă o selecție ușor diferită de caracteristici de colaborare, dar există câteva caracteristici cheie de care trebuie să știți pe parcursul căutării.
Stocare in cloud
Angajații ar trebui să aibă acces la o locație desemnată și sigură unde sunt stocate fișierele și documentele importante ale echipei. Spațiul de stocare în cloud oferă acest lucru, permițând managerilor și altor membri ai echipei aprobați să controleze accesul și să monitorizeze modificările tuturor documentelor stocate. Stocarea fișierelor în cloud salvează automat toate modificările aduse documentelor, permite extragerea ușoară a fișierelor și permite membrilor echipei să partajeze documente între ei și cu clienții.
Integrări cu alte aplicații
Capacitatea de integrare cu alte aplicații de productivitate este vitală într-o colaborare pentru echipe multifuncționale. Integrările vă pot spori productivitatea, permițând schimbări fără probleme între diferite funcții și proiecte. Gândiți-vă la ce software utilizați în mod regulat și alegeți un instrument care se integrează cu acel software.
Capacitate de mesagerie internă
Abilitatea de a comunica în cadrul aplicației de colaborare (adică fără a trece la un alt instrument sau platformă) poate contribui la creșterea productivității și îmbunătățirea experienței zilnice a angajaților dvs., mai ales dacă aveți o echipă la distanță sau virtuală. Are avantajul suplimentar de a înregistra lucrările finalizate în timp real și de a permite tuturor membrilor echipei implicate să vadă discuțiile. Toți membrii echipei pot sugera cu ușurință revizuiri, pot participa la discuții și pot trimite aprobări.
Citește și: Dezvoltarea clienților pentru întreprinderile mici: o practică esențială
Notificări
O platformă de colaborare bună poate trimite notificări externe, alertând angajații cu privire la lucruri precum modificări recente, sarcini finalizate, sarcini noi sau discuții. Asigurați-vă că instrumentul de colaborare pe care îl alegeți permite personalizarea personală a notificărilor, astfel încât angajații să facă aceste notificări să funcționeze pentru ei. În caz contrar, ar putea fi copleșiți de prea multe notificări care nu sunt relevante pentru ei.
Sursa foto: Unsplash
