E-mailul a fost creat să ne mărească productivitatea, dar dacă nu îl ţinem sub control, obţinem de multe ori exact opusul. Adevărul este că uneori nu este greu să trăim cu e-mail-urile, dar nici nu putem fără ele. Cu tot respectul față de numeroasele instrumente de comunicare, e-mailul încă este principalul vehicul pentru majoritatea comunicărilor de afaceri și va rămâne astfel în viitorul apropiat.
Unii dintre noi încă își mai amintesc când conceptul
de a trimite digital o scrisoare în întreaga lume, în câteva secunde, era de
domniul știinţifico-fantasticului. E-mailul a fost inventat pentru a ne crește
eficiența și productivitatea, iar dacă nu îţi administrezi cum trebuie căsuța
poștală virtuală, vei ajunge să petreci ore întregi încearcând să faci acest
lucru, ceea ce înseamnă că e-mailul atinge efectiv rezultatul opus scopul său original.
Iată câteva sfaturi utile pentru a te asigura că e-mailul tău este curat și te
ajută la creșterea productivității:
1. Fă
în așa fel încât inbox-ul să fie soluţia ta de gestiune a sarcinilor.
Ca pentru cele mai multe lucruri din viața noastră, când vine vorba de
gestionarea sarcinilor tale, „există o aplicație pentru asta”. De
fapt, există multe aplicații pentru asta. Mulţi le evită pe toate și folosesc
inbox-ul pentru asta. Iată cum funcționează.
Când ai o sarcină de făcut – să zicem, atunci când managerul cu care lucrezi te
roagă să faci ceva – fie poţi să-l rogi să-ţi trimită un e-mail cu sarcina
respectivă sau ţi-o trimiţi singur și o lași acolo în căsuța de e-mail până
când sarcina este rezolvată. Astfel, căsuța ta de e-mail este și lista ta de
sarcini, ceea ce înseamnă că ai un stimulent încorporat în e-mail pentru a-ţi
îndeplini obiectivele – și anume, le vrei eliminate din căsuța de e-mail,
astfel încât să te poţi relaxa atunci când vezi că ai o căsuţă de mesaje goală.
2. Răspunde repid și clar.
Cu siguranţă stai cu ochii pe telefon în 90 la sută din zi. Pentru a răspunde instant și a te elibera de povara sarcinilor, pune-ţi o notificare pentru e-mailurile primite astfel încât să fii anunţat imediat ce intră ceva. Vizualizează e-mailul și încearcă să ajungi la „întreabare” sau orice ar vrea expeditorul să știe și încearcă să răspunzi rapid și ferm pentru a preveni alte mesaje, dacă este posibil.
Citește și Cum să îmbunătăţești modul în care se ţin întâlnirile
