4. Citește mesajele vocale atunci când ai timp
De acum, datorită tehnologiei, ai posibilitatea de a converti mesajele voce în mesaje text. Nu mai trebuie să asculți întreaga căsuță vocală pentru a te asigura că nu ai pierdut un apel important. Există aplicații care îți transmit un transcript al mesajului voce, astfel încât să ai posibilitatea de a vedea rapid care sunt apelurile la care trebuie să revii urgent și care sunt apelurile lipsite de importanță. Prin acest mod de a avea acces la datele celor care te-au sunat, tu ești cel care decide când și cui să-i răspunzi.
5. Folosește e-mailul ca principal mod de comunicare
Nu toate comunicările business cer să fie transmise prin telefon. Mailul poate fi, de asemenea, o foarte bună unealtă de comunicare. Marele avantaj al emailului este dat de faptul că poți gestiona mult mai ușor conținutul, atunci când cauți ceva.
Pentru a încuraja oamenii să-ți scrie via email, poți lăsa adresa ta de email în mesajul voce al căsuței vocale.
6. Când vorbești la telefon, dă ce-ai mai bun
Atunci când răspunzi unui apel, nu uita regulile minime de etichetă în ceea ce privește vorbitul la telefon. După ce ai răspuns, prezintă-te și așteaptă să vezi ce are interlocutorul de spus. Păstrează un ton prietenos în timp ce vorbești, dar nu te abate prea mult de la subiectul conversației. Din când în când, e bine să zâmbești deoarece persoana de la celălalt capăt al firului va sesiza acest zâmbit și va simți că te preocupă ceea ce are de spus și că nu ești distant.
Telefonul a fost inventat pentru a ușura comunicarea. În mod normal, acesta n-ar trebui să stea în calea productivității tale și să-ţi distragă mereu atenţia, scăzându-ți eficiența la locul de muncă. Tu ești cel care decide felul în care folosești telefonul. Folosește-l înțelept!
(Sursa foto: Flickr, Johan Larsson)
