Cât de sigur este managementul documentelor pe cloud?

Cat de sigur este managementul documentelor pe cloud?

Pe măsură ce tot mai multe companii îmbrățișează transformarea digitală, multe dintre ele apelează la gestionarea documentelor bazate pe cloud pentru a stoca documente și fișiere importante. Digitizarea fluxurilor de lucru ale documentelor cu cloud computing poate îmbunătăți mult eficiența afacerii dvs., poate economisi bani și vă va facilita dezvoltarea afacerii.

Acest articol vă va explica ce este gestionarea documentelor cloud, dacă este o modalitate sigură de a stoca fișiere și cum puteți implementa un serviciu bazat pe cloud în organizația dvs, scrie business.com.

Ce este gestionarea documentelor cloud?

Pentru a înțelege gestionarea documentelor bazate pe cloud, trebuie să știți mai întâi ce este gestionarea documentelor – utilizarea unui sistem și a unui software pentru a stoca, gestiona și urmări documente digitale. Sistemele de gestionare a documentelor simplifică organizarea fișierelor automatizând stocarea, furnizând instrumente de colaborare și indexând documente după tip, astfel încât oricine din organizația dvs. să poată accesa orice document oricând.

Citește și: Generația Z consideră că beneficiile sunt mai importante decât salariul

Gestionarea documentelor Cloud se bazează pe acest sistem existent prin stocarea tuturor fișierelor din cloud, ceea ce le face și mai sigure și mai ușor de accesat. Datele dvs. sunt stocate, gestionate și procesate folosind o rețea de servere la distanță găzduite online, mai degrabă decât pe computer sau server local. Un avantaj principal al gestionării documentelor bazate pe cloud este faptul că întreprinderile obțin toate avantajele stocării digitale fără a investi în hardware IT.

Avantaje

Există multe avantaje pentru stocarea în cloud, în primul rând că elimină nevoia ca afacerea dvs. să investească în hardware și costuri aferente pentru a vă gestiona în siguranță fișierele. Gestionarea documentelor cloud este, în general, favorabilă bugetului, fără costuri avansate mari și necesită puțin management din partea dvs. pentru ca acesta să funcționeze fără probleme.

De asemenea, vă permite dvs. și angajaților dvs. să îl accesați oricând, de pe orice dispozitiv și rulează copii de rezervă automat în cloud, asigurându-vă că fișierele dvs. sunt întotdeauna disponibile. Cu o arhitectură de scalare perfectă, sistemul dvs. de gestionare a documentelor bazat pe cloud va crește (sau se va micșora) ușor împreună cu afacerea dvs.

Dezavantaje

Principalul dezavantaj al gestionării documentelor cloud este că depindeți de furnizorul dvs. pentru a vă menține sistemul funcțional. Dacă furnizorul are o problemă cu centrul său de date, v-ar putea împiedica să accesați fișierele și nu puteți face multe lucruri în acest sens.

Startup versus microîntreprindere: Ce ar trebui să construiți?

Accesul la fișierele dvs. depinde și de o conexiune la internet. Dacă aveți Wi-Fi limitat sau nesigur, este posibil ca o soluție cloud să nu fie potrivită pentru dvs.

Este gestionarea documentelor cloud sigură?

În general, și în special în ultimii ani, deoarece stocarea în cloud a luat amploare, stocarea de date și fișiere în cloud este o metodă sigură. Cu toate acestea, există câteva preocupări, inclusiv următoarele.

Securitate: Mulți proprietari de afaceri nu sunt siguri cu privire la utilizarea unei terțe părți pentru a stoca datele lor importante, mai ales că aceste informații sunt transmise în mod repetat înainte și înapoi pe internet și ar putea fi expuse la hacking.

Probleme tehnice: Problemele tehnice reprezintă o preocupare deosebit de importantă în ceea ce privește stocarea în cloud, deoarece dacă sistemul este dezactivat, nu puteți accesa documentele, ceea ce vă poate opri munca sau poate încetini productivitatea.

Citește și: Provocările din departamentul de HR în contextul pandemiei și viitorul forței de muncă

Dependență de Internet: Utilizarea unei soluții de stocare în cloud înseamnă că sunteți dependent de o conexiune la internet pentru a vă accesa fișierele. În cazul în care internetul dvs. este frecvent problematic sau funcționează lent, la fel și sistemul dvs. de gestionare a documentelor.

Sursa foto: Unsplash

  •  
  •  
  •  
  •  
  •