Când telefonul nu mai sună…

Când telefonul nu mai sună…

de Carmen Buduru, Manager Recrutare, Mega Image

Cu mulţi ani în urmă, pe când experimentam ipostaza de candidat, am fost invitată la un interviu în cadrul unei cunoscute agenţii de recrutare. Nimic mai interesant!

După susţinerea interviului, spre marea mea surprindere şi dezamăgire, zilele treceau fără să primesc vreun feedback din partea recruiterului cu care discutasem. Se lăsase o linişte deplină. Deşi mi-a fost greu să înţeleg această atitudine, m-am consolat cu gândul că e pur şi simplu o întâmplare… Oricui i se poate întâmpla să uite.

Experienţa neplăcută te face sceptic

Din păcate, experienţa mea nu e singulară. Fie că vorbim despre HR-ul din companii, fie despre agenţii de recrutare, sunt convinsă că şi alţi candidaţi trec adesea prin acest gen de situaţii. Cred că orice om, indiferent de domeniul pentru care s-a pregătit şi de poziţia pentru care aplică, resimte o adevărată frustrare şi rămâne cu amintiri neplăcute după astfel de întâmplări. Din păcate, de-a lungul timpului, am observat că există un trend, o tendinţă tot mai evidentă a unor specialişti din domeniu să nu ofere feedback tuturor candidaţilor implicaţi în procesul de selecţie.

Pe de altă parte, din poziţia de specialist, am ocazia să discut cu foarte mulţi candidaţi din diverse arii de activitate, cu grade diferite de specializare şi aflaţi la niveluri ierarhice variate. Astfel, am remarcat o reacţie comună a multor candidaţi atunci când vine vorba despre feedback-ul care ar trebui să urmeze interviului de selecţie.

Majoritatea insistă să afle spre finalul interviului dacă şi cum vor primi feedback. Chiar dacă le precizezi când şi cum anume li se va transmite răspunsul, ei se arată, de cele mai multe ori, neîncrezători, sceptici. Aceasta deoarece „… Şi cei de la compania X au spus că vor trimite feedback în maximum două săptămâni şi, în final, nu au mai sunat!“. Am auzit această replică de nenumărate ori din partea candidaţilor pe care i-am întâlnit de-a lungul carierei mele.

A devenit aproape o regulă ca recruiterii să nu transmită feedback. Răsuflă uşuraţi imediat ce au obţinut din partea managerilor angajatori acceptul final de selectare a unuia dintre candidaţii de pe shortlist. De cele mai multe ori, candidatul selectat devine „vedeta zilei” şi are parte, de obicei, de cea mai mare atenţie din partea recruiterului.

Dar ce se întâmplă cu cei care nu au fost selectaţi? Cât de mult contează ei?

Ei bine, şi ei ar trebui să fie prioritari pentru noi. Transmiterea feedback-ului este, în primul rând, o formă de respect, este o „răsplată” pentru timpul, deschiderea şi energia pe care le-au investit. Este acel ultim demers fără de care un proces de recrutare nu poate fi considerat finalizat în adevăratul sens al cuvântului. Candidaţii care nu primesc feedback se simt de obicei frustraţi, dezamăgiţi.
Balanţa s-a înclinat în defavoarea lor, în ciuda eforturilor pe care le-au făcut ca să ajungă la interviuri, a testărilor la care au fost nevoiţi să participe, a proiectelor pe care, uneori, le-au pregătit ca parte a procesului de selecţie. Oamenii aceştia ne oferă nouă, specialiştilor din domeniu, foarte mult: disponibilitate, timp, punctualitate, energie, încredere şi, cel mai important, şansa de a-i cunoaşte îndeaproape.

A le da feedback înseamnă, în plus, o formă de respect faţă de compania sub al cărui nume activăm şi o componentă a imaginii sale.

Aşadar, opţiunea de a transmite sau nu feedback candidaţilor, precum şi modul în care alegem să o facem au un efect direct asupra brandului companiei pentru care lucrăm. Faptul că participanţii la un proces de selecţie trec prin experienţe negative poate afecta iremediabil imaginea companiei pe care o reprezentăm. Trebuie să dăm feedback chiar şi în situaţia în care avem certitudinea că unii candidaţi nu au nici o şansă să fie selectaţi, deoarece printre ei se pot afla actuali sau viitori clienţi, furnizori sau posibili parteneri ai companiei la care lucrăm. Aceştia vor împărtăşi foarte uşor în reţeaua personală de cunoştinţe astfel de experienţe negative, cu impact major asupra brandului companiei noastre.

Sfatul meu

Aşadar, avem „datoria” de a le da candidaţilor noştri feedback-ul pe care îl merită în toate fazele procesului de selecţie: aplicare, participare la interviuri, testări etc. Putem alege să oferim feedback la finalul interviului, în măsura în care constatăm încă din această etapă nepotrivirea evidentă cu criteriile de selecție. Întotdeauna mi-a plăcut să fiu sinceră şi deschisă cu candidaţii, să le ofer un prim feedback la finalul întâlnirii, şi nu doar în situaţiile în care nu corespundeau criteriilor de selecţie. Am observat, în timp, că oamenii apreciază şi preferă această abordare directă, dar sinceră, decât un feedback tardiv, evaziv şi impersonal.

Tipuri de feedback

Dar oare cum e cel mai bine să transmitem acest feedback, prin ce canale de comunicare şi, mai ales, sub ce formă şi cu ce conţinut? Părerile sunt împărţite. Cei mai mulţi specialişti recomandă ca feedback-ul oferit candidaţilor să fie transmis în scris, într-un mod cât se poate de oficial. Alţii preferă varianta mult mai directă, practică, de a-l transmite telefonic.

O practică uzuală pentru angajatori este aceea de a transmite un mesaj de feedback negativ standard, destul de general, fără a da candidaţilor vreun detaliu specific, -nimic care să îi ajute să înţeleagă unde şi ce mai au de lucrat sau care au fost aspectele pentru care nu au fost selectaţi. Mesajele de genul „Stimate domnule Popescu, vă felicităm pentru experienţa şi realizările dumneavoastră. Dar trebuie să vă anunţăm că nu ați fost selectat pentru poziția X…” sunt deja clasice, dar prea puţin agreate şi dorite de către candidaţi. Ei aşteaptă din partea noastră mai mult de atât, încep să solicite tot mai des informaţii suplimentare, să ceară un feedback descriptiv, detaliat, astfel încât să înţeleagă efectiv „ce anume nu a mers”, „unde mai au de lucru”.

Iată de ce feedback-ul ar trebui transmis într-o manieră cât se poate de constructivă, pozitivă, dar, în acelaşi timp, ferm şi onest, oferind exemple clare, indicând argumentele palpabile care au stat la baza deciziei finale, dar şi eventualele recomandări privind aspectele de dezvoltat.

Încă din faza interviului, la finalul acestuia, recruiterul ar trebui să le ofere candidaților informații clare privind modalitatea şi termenul-limită de transmitere a feedback-ului. Respectarea termenului promis candidaţilor este esențială, chiar şi în situaţia în care un proiect de recrutare se amână sau se întârzie decizia finală. Candidații trebuie informaţi în permanenţă. Poate ar trebui să aducem în discuţie şi modul în care ar trebui transmis feedback-ul în urma testărilor la care candidaţii participă uneori în procesele de selecţie. Am observat un interes deosebit al acestora în a primi feedback, fie că vorbim despre teste de cunoştinţe tehnice, fie despre teste de personalitate. De fiecare dată, abordarea corectă, etică este aceea de a da un feedback detaliat şi chiar de a oferi candidatului rezultatele efective reieşite în urma aplicării testelor.

În concluzie, fie că suntem recruiteri, fie factori de decizie într-un proces de selecţie, putem alege variate modalităţi de transmitere a feedback-ului. Important e ca acesta să fie de calitate şi cu adevărat util pentru candidat. Eu mi-am dezvoltat în timp un stil personal de relaţionare cu oamenii pe care îi întâlnesc, având întotdeauna o grijă deosebită să le dau feedback. Din respect pentru ei, dar şi pentru compania pe care o reprezentam, am preferat să fiu deschisă şi sinceră cu ei. De cele mai multe ori, am preferat abordarea telefonică celei scrise, formale. Am simţit că oamenii o apreciază mult mai mult. N-am condiţionat niciodată acordarea unui feedback de nivelul ierarhic al poziţiei şi am respectat toţi candidaţii în egală măsură.

În acest fel, am simţit întotdeauna că am de câştigat la rândul meu: respect, apreciere, mulţumiri sincere şi emoţionante din partea candidaţilor, un networking consistent şi, adesea, adevăraţi prieteni!