Patru greșeli frecvente în Facilities Management și cum se pot evita prin automatizarea proceselor

Patru greseli frecvente in Facilities Management si cum se pot evita prin automatizarea proceselor

Facilities Management (FM) este o industrie în continuă schimbare, ceea ce presupune o adaptare continuă la aceste schimbari în cadrul organizațiilor. Unele companii nu își dau seama de impactul pe care îl are gestionarea serviciilor de FM și nu angajează o persoană specializată sau chiar alocă sarcinile de FM ca atribuții unei persoane din alt departament (financiar, logistică). Acestă abordare vine de cele mai multe ori ‘la pachet’ cu lipsa unui buget de FM, a unor subcontractori specializați și a instrumentelor necesare pentru gestionarea acestora. Bineînțeles acestea sunt cazuri extreme. Dar o mulțime de provocări din FM determină organizațiile să facă o serie de greșeli critice pentru operațiunile lor.

Iată cele patru greșeli frecvente pe care companiile le pot face în activitățile de Facilities Management:

1. Acțiuni reactive în locul unei politici proactive de FM

Mentenanța planificată este mult mai puțin costisitoare pe termen mediu decât o politică de efectuare a reparațiilor doar atunci când s-au defectat echipamentele. Apariția defecțiunilor care pot bloca activitatea companiei sau care generează timpi foarte mari de reparații aduc costuri mari care nu au fost luate în calcul. Utilizarea unui instrument cum este planul de mentenanță computerizat, accesul la acesta fiind furnizat chiar de contractorul de FM, poate duce la planificarea corectă a activității, un risc redus de avarii, o planificare a costurilor și o durată extinsă de funcționare a echipamentelor.

2. Lipsa unei politici în ceea ce privește managementul furnizorilor de FM

De multe ori, organizațiile nu au stabilit procese pentru selectarea, gestionarea și plata contractorilor de FM. Acest lucru poate provoca probleme, care pot avea repercusiuni negative asupra operațiunilor companiei:

  • Repercusiuni de natură juridică – Dacă sunt selectați contractori care nu respectă cerințele de conformitate, în special cele referitoare la angajarea personalului și respectarea normelor de protecția muncii.
  • Repercusiuni de natură comercială – Dacă nu se fac Acorduri de nivel de serviciu (SLA) clar definite cu partenerii de FM pot apărea întârzieri la timpul de răspuns și la finalizarea lucrărilor. Fără acorduri SLA pe fiecare etapă a ciclului de viață a echipamentelor,  pot apărea nenumărate probleme în relația „beneficiar-contractor”.
  • Repercusiuni de natură reputațională – Neplata contractorilor și facturile neînchise în timp util, poate afecta în timp relația profesională și genera lipsa de încredere, dar și o reputație negativă în piață.

Cel mai important lucru este să se creeze un flux de gestionare corespunzătoare a contractorilor și să se stabilească acroduri SLA detaliate. Furnizarea unui feedback pozitiv și constructiv poate îmbunătăți relațiile dintre părțile contractante, ca și procesarea rapidă a facturilor și o comunicarea clară. De asemenea, implementarea unei platforme specializată de software de automatizare este foarte utilă pentru a crea o bază de date cu informații esențiale despre servicii. Companiile interesate pot solicita subcontractorului să pună la dispoziție o astfel de platformă.

Citește și 10 aplicații reușite ale AI în afaceri