Articol de: Mihaela Paraschiv, Programs Managers, Stand for Development
Discuţiile de analiză cu compania-client au mai scos la iveală un aspect, iniţial neinclus pe lista de priorităţi, aspect pe care se impunea să-l abordeze programul de formare: dificultatea managerilor de proiect de a menţine motivaţia membrilor echipelor în condiţiile de efort şi presiune ridicate create de piaţa externă şi procesele neoptimizate.
În intervalul următor, Stand for Development a creat un program de intervenţie şi formare adaptat nevoii particulare a companiei-client, având un scop dublu:
• obiectiv „Hard”: definirea şi implementarea unei metodologii de management de proiect care să asigure tranziţia de la mod de lucru „echipe de tip jazz” la „echipe de tip orchestră”;
• obiectiv „Soft”: dezvoltarea de abilităţi de people management cu accent pe motivare şi lucru în echipă.
Ca urmare, în al doilea semestru al anului 2011, a fost implementat un program în care au fost prinse toate echipele de proiect din companie, aproximativ 10% din numărul total de angajaţi ai clientului.
Programul a fost mult mai mult decât un curs de concepte de Project management împănat cu studii de caz: s-au organizat workshopuri unde s-a lucrat pe proiectele reale ale clientului. Fiecare participant a plecat cu un kit complet de instrumente de management de proiect – PM Tool Box – şi cu o viziune diferită de organizare a activităţilor de proiect.
Dimensiunea programului care viza dezvoltarea de soft skills a pus accent pe instrumente practice, la îndemâna managerilor, pentru dezvoltarea spiritului de echipă, creşterea motivaţiei şi lucrul sub presiune. În plus, au fost testate metode de stimulare a creativităţii şi inovaţiei individuale şi de grup.
Rezultatul
Noua metodologie de management de proiect a fost implementată imediat la nivel organizaţional. Toate proiectele începute după implementarea programului urmează această metodologie. Echipele de proiect au început să funcţioneze după un tipar tip orchestră, cu roluri, partituri şi interacţiuni bine diferite.
Şi pentru că orice orchestră are nevoie de un dirijor, a fost înfiinţat un nou departament: Departamentul de Project Management care a preluat PM Tool Box şi a pus în aplicare noul mod de lucru în întreaga organizaţie. Rezultate palpabile au apărut rapid, în lanţ, încă din primele luni de la implementare. La mijlocul lunii aprilie 2012, partenerii din program – compania-client şi Stand for Development – au avut o întâlnire de analiză post-implementare şi au inventariat rezultatele programului:
• îmbunătăţirea semnificativă a indicatorilor de implementare a proiectelor: utilizare optimizată a resurselor şi reduceri semnificative de timp – de exemplu, timpul scurs de la idee la startul efectiv al proiectelor s-a redus, în medie, cu 40%;
• reducerea costurilor asociate şi eliberarea de resurse; acestea au fost direcţionate spre proiecte de inovaţie; până în prezent, în urma acestor proiecte, au rezultat produse noi şi modalităţi inovative de ambalare a produselor existente;
• îmbunătăţirea motivaţiei şi creşterea productivităţii individuale prin fluidizarea proceselor şi eliminarea redundanţelor sau golurilor de activitate;
• efect general de creştere a agilităţii organizaţiei şi a capacităţii de a răspunde rapid la schimbările pieţei.
Putem spune că programul a preluat o trupă de jazz şi a transformat-o într-o orchestră bine acordată, păstrând, în acelaşi timp, cele mai importante atu-uri ale trupelor de jazz: abilitatea de a inova şi de a se adapta rapid schimbărilor într-o notă de entuziasm şi motivaţie.
(Foto: Henry Burrows, www.flickr.com)
