Nu fugiți de birocrație!

Majoritatea angajatorilor subapreciaza rolul si importanta formularelor utilizate in departamentul de HR.

Legislaţia muncii impune angajatorului să întocmească o serie de formulare în administrarea resurselor umane. Ele sunt consumatoare de timp şi îi creează angajatorului senzaţia de birocraţie excesivă. Însă, dacă le întocmeşte conform legii, într-un eventual litigiu cu angajatul, îşi sporeşte şansele de câştigare a acestuia şi limitează potenţialele riscuri aferente activităţii organizaţiei.

Majoritatea angajatorilor, în derularea business-ului, subapreciază rolul şi importanţa formularelor utilizate în departamentul de HR, ajungând să le reconsidere doar în situaţii critice, cum ar fi un eventual litigiu cu angajatul, un incident / eveniment / accident de traseu / de muncă sau controlul instituţiilor abilitate etc.

Dintre formularele de bază utilizate în administrarea resurselor umane, printre cele care se impun a fi întocmite, se remarcă fişa postului, adeverinţa, fişa de instruire individuală privind securitatea şi sănătatea în muncă, biletul de voie, formularul privind solicitarea efectuării de ore suplimentare, condica de prezenţă. Existenţa acestora se impune în vederea limitării eventualelor riscuri legate de răspunderea angajatorului pentru angajat.

Fişa postului

Acest formular însoţeşte contractul individual de muncă şi vizează exclusiv caracteristicile postului, iar nicidecum profilul angajatului ce ocupă acest post. Prin fişa postului, angajatorul proiectează în detaliu postul respectiv, stabilindu-i denumirea, locul, rolul, atribuţiile specifice ce trebuie executate, indicatorii de performanţă, criteriile de evaluare, răspunderile din domeniul securităţii şi sănătăţii în muncă, ale situaţiilor de urgenţă, ale unor reglementări esenţiale din regulamentul intern. Aşadar, postul trebuie să fie complementar cu toate celelalte funcţii din organigramă, iar ocupantul lui, prin semnătura proprie, îşi asumă aceste elemente. Trebuie reţinut că fişa postului se identifică doar prin denumirea postului şi prin codificarea potrivit COR, reprezentând o anexă la contractul individual de muncă. În acest document nu trebuie menţionat numele angajatului, element ce se regăseşte la finalul fişei postului, ca dovadă de luare la cunoştinţă sub semnătură de către angajat, alături de specificarea datei. Atribuţiile stabilite prin fişa postului trebuie să fie exacte şi explicite, iar angajatorul trebuie să se asigure că angajatul execută efectiv atribuţiile stabilite prin acest document.