Dacă ai lucrat vreodată în orice birou, știi că întâlnirile sunt oile negre ale sarcinilor tale de lucru. Ne place să le urâm și ne străduim în acelaşi timp să le eliminăm pentru totdeauna, și totuși continuăm să le avem – iar și iar, până când realizăm ce se întâmplă şi ne întrebăm de ce petrecem atât de mult timp în întâlniri.
Cu toţii avem secretele noastre pentru a naviga prin labirintul complicat al întâlnirilor (și unii sunt mai pricepuţi decât alții). Mai jos te poţi inspira de la patru lideri de succes care au implementat strategii pentru reducerea timpului petrecut în întâlniri (și creșterea productivității).
1. Crearea de intervale de lucru „fără întâlniri”
Acesta este cel mai vechi și mai simplu truc, pentru oricine se străduiește să-și programeze activităţile într-o zi de lucru. Și, a funcţionat pentru Andrew Fingerman, CEO al PhotoShelter: „De mai bine de un an, am refuzat să mă întâlnesc înainte de prânz. Impactul asupra productivității mele a fost uluitor. Fiind o persoană care are ADHD, am descoperit că diminețile sunt imperative pentru munca care necesită cel mai înalt nivel de gândire critică. Aşadar, dacă cineva are nevoie urgentă să se întâlnească cu mine dimineața, refuz aproape întotdeauna și întreb dacă putem alege un alt interval de timp după-amiaza. Singura condiție ce mă poate face să accept întâlnirea este ca aceasta să se alinieze perfect cu prioritățile mele”.
O altă strategie similară este implementarea, de exemplu, a zilei de „miercuri pentru tine”, când, de la 9:00 dimineața până la ora 13:00, nimănui din cadrul companiei nu i se permite să programeze întâlniri.
„Cele mai frecvente plângeri au fost că oamenii nu aveau destul timp consistent de gândire, deoarece întâlnirile i-ar întrerupe frecvent”, spune Toni Thompson, VP of People and Talent. „Există întâlniri pe care oamenii spun că nu le pot opri, dar dacă tot acest efort reduce chiar şi 70% din întâlnirile neproductive și le înlocuiește cu productivitate, creativitate și bunăstarea angajaților, merită”.
2. Organizarea de întâlniri în doar o zi pe săptămână
Mattan Griffel este co-fondator și CEO al One Month. Pentru a-și rezolva propriile probleme legate de întâlniri, el a decis că, decât să blocheze intervale aleatorii de timp în fiecare zi, el va bloca timp pentru întâlniri doar într-o zi anume. Astfel, Griffel organizează întâlniri numai miercuri: „Dacă cineva vrea să bem o cafea marți, o să întreb dacă este ok să schimbăm ziua pe miercuri. Dacă acea miercuri va fi rezervată în totalitate, o să propun miercurea următoare”, spune el într-un articol recent din Forbes.
Rezultatul, a constatat el, nu este vizibil doar în intervale uriașe de timp pentru a te concentra asupra altor sarcini, ci şi prin faptul că „prin propunerea oamenilor să aștepte pentru întalnire până miercuri, vor fi filtrate întâlnirile neimportante. Acest sistem va elimina oamenii care vor ceva din timpul tău, dar nu sunt dispuși să aștepte sau să lucreze conform programului tău. Asta e minunat pentru mine, pentru că oricum nu vreau să mă întâlnesc cu acei oameni. ”
Citește și Cum să-ţi împărtășeşti ideile excelente la locul de muncă
