De ce ar trebui să depui mai mult efort în pregătirea mesajului care anunţă că nu ești la birou

De ce ar trebui sa depui mai mult efort in pregatirea mesajului ce anunta ca nu esti la birou

Cu toți avem nevoie de timp pentru a ne deconecta și a ne reîncărca. Cercetările arată că deconectarea – în special de email-uri – ne poate ajuta să fim mult mai puțin stresați și mai productivi. Și totuși, mulți dintre noi ezităm adesea să facem primul pas: setarea unui mesaj potrivit care să anunţe ca ești în afara biroului (Out Of Office), stabilind astfel limite clare pentru timpul liber. Probabil că îţi e teamă că mesajul OOO ar putea avea consecinţe neplăcute, precum percepţia că ești leneș, dezinteresat sau dispus să ratezi unele oportunităţi.

Însă, chiar și acel lucru pe care mulţi dintre noi nu doresc să-l facă – pentru că noi credem că ar putea să ne influențeze negativ imaginea sau succesul – poate fi adesea folosit pentru a obține exact contrariul. Mesajele OOO pot fi un instrument excelent pentru a declanșa valuri de lucruri pozitive. Utilizarea acestor răspunsuri automate – fie în timpul vacanței, fie în cadrul unei conferințe, fie în momentele importante din viața ta – poate crea o legătură socială cu destinatarii, inclusiv colegii, clienții și partenerii.

Împărtășirea unor mici informații despre tine, călătoria ta sau despre produsul sau serviciul companiei tale, poate servi la consolidarea unei relații de afaceri sau a unei conexiuni pe care o are un client cu compania ta. Cercetările arată că legătura socială, care adaugă semnificaţie și profunzime relațiilor noastre, este cel mai mare predictor al nivelurilor de fericire pe termen lung și poate fi un factor major de contribuţie la performanța noastră la locul de muncă. Când oamenii se simt legați în mod pozitiv de noi, aceștia sunt mai deschiși să facă afaceri cu noi, crescând și șansele ca, în situaţiile dificile, aceștia să găsească, împreună cu noi soluțiile la problemele cu care se confruntă. Conectarea vine de la sentimentul că ajungi să cunoști cu adevărat persoana cu care lucrezi.

Și totuși, majoritatea oamenilor optează pentru mesajul „sigur”, care avertizează expeditorul că nu va fi la birou până la o anumită dată și care sunt opţiunile pentru a contacta un anumit coleg dacă are nevoie de asistență imediată. Astfel de mesaje reprezintă aproximativ 98% din mesajele OOO. Foarte rar sunt însă oameni care optează pentru un răspuns automat mai diferit, uneori chiar agresiv, de blocare totală a interacţiunii. Adevărul este că scopul vacanței este anulat dacă atunci când ne întoarcem avem o restanță de emailuri la care să răspundem, mai ales când multe dintre vești sunt vechi sau cererile sunt deja rezolvate. Uneori, tot ceea ce este necesar constă în adăugarea unei linii suplimentare la mesajul standard OOO, pentru a face ca acesta să avanseze de la unul banal la unul care să îţi aducă beneficii suplimentare.

Citește și Cum afectează productivitatea modul în care comunici