Cum să ții ședințe mai eficiente, după metodele antreprenorilor de succes

Cum sa tii sedinte mai eficiente, dupa metodele miliardarilor de succes

Încercarea de a conduce o afacere este istovitoare. Timpul este absorbit de diverse lucruri: angajați, furnizori, finanțe, producție și lista poate continua. Dar, mai presus de toate, întâlnirile par să ia mult timp prețios și totuși, de cele mai multe ori, par să atingă foarte puține rezultate.

Fiecare are propria sa percepție despre ce înseamnă o ședință reușită. Tocmai de aceea, în continuare veți citi mai multe abordări pe care le-au adoptat unii dintre cei mai buni directori executivi din lume. Deși metodele lor pot varia, există cu siguranță unele puncte comune de la care putem învăța cu toții să facem ca întâlnirile să fie foarte productive și să ținem echipele motivate și concentrate.

1. Păstrați lista de invitați scurtă

Se zică că prea mulți bucătari strică supa. Dar există un număr optim de participanți pentru a vă asigura că o întâlnire merită să aibă loc? Jeff Bezos are faimoasa „regulă de două pizza”. Aceasta limitează participanții la numărul de persoane care pot fi hrănite cu două pizze mari, așa că nu adună mai mult de opt oameni în jurul mesei. La Google, Larry Page vrea cel mult 10 persoane în sala de ședințe.

Numărul mic de persoane implicate în ședințe înseamnă mai multă concentrare, mai multe șanse de consens și întâlniri mai scurte.

Citește și: Care sunt strategiile de business ale lui Jeff Bezos și cum arată CV-ul lui

2. Țineți cont de rezultat

La Facebook, Mark Zuckerberg are două practici referitor la ședințe, după cum afirmă Sheryl Sandberg, COO la  Facebook, într-o postare pe Quora. În primul rând, el cere angajaților să trimită materiale în avans, astfel încât timpul de întâlnire să poate fi folosit pentru discuții. În al doilea rând, înainte să aibă loc o ședință, se stabilește un obiectiv clar. Întâlnirile la Facebook încep cu întrebarea: „suntem în această cameră ca să luăm o decizie sau ca să avem o discuție?”

Pentru un rezultat dorit al întâlnirii, stabiliți structura și scopul acesteia. Existența unui rezultat încurajează o întâlnire eficientă. Acesta devine punctul de plecare al discuției și împiedică devierea de la subiect.

3. Păstrați totul simplu

Ca și în cazul lui Page și Bezos, Steve Jobs considera că este necesar să aibă un număr mic de participanți la ședințe. El avea nevoie doar de cei a căror prezență era esențială acolo și cineva care să preia controlul. În același timp, nu îi plăcea să fie prea multă structură și îi displăcea, în mod special, să utilizeze  PowerPoint. Îi plăcea ca întâlnirea să curgă firesc și să nu fie constrâns de expunerea unei prezentări.

În general, prezentările PowerPoint sunt utile doar ca punct de sprijin în cadrul unor conferințe, pitching sau ședințe cu toate echipele. Pentru o întâlnire internă restrânsă, acestea pot distrage atenția.

4. Țineți pe toată lumea la curent

Jeff Bezos cere ca angajații să fie pregătiți și preferă să fie redactat un memo de patru pagini înainte de întâlnire. Asigurați-vă că toată lumea care participă la ședință înțelege clar care sunt subiectele pe ordinea de zi și domeniile care urmează să fie discutate. Primind aceste informații, toți participanții vor ști de ce îi privește și pe ei această ședință, vor fi încurajați să se pregătească și vor avea un obiectiv propriu în minte. Acest lucru va contribui, în final, la îndeplinirea obiectivului comun.

5. Mențineți-i pe toți implicați

Steve Jobs numea pe fiecare, în cadrul ședinței, Persoană Direct Responsabilă de îndeplinirea unei sarcini, pentru a se asigura că sunt atinse toate obiectivele întâlnirii. Atunci când fiecare primește un rol și o responsabilitate, sunt atinse două scopuri. În primul rând, confirmă locul tuturor în cadrul ședinței și faptul că trebuie să fie acolo. În al doilea rând, atribuirea unui rol înseamnă că participantul trebuie să-și exprime opinia și este încurajată dezbaterea.

6. Păstrați lucrurile actuale

Nu există nicio regulă potrivit căreia ședințele trebuie să aibă loc într-un birou, cu toți participanții așezați în jurul unei mese. Acest lucru este valabil mai ales în 2018, când sunt atât de răspândite ședințele prin Skype, FaceTime și apelurile în conferință. Richard Branson își ține ședințele în picioare sau în mișcare. Preferă întâlnirile mergând pe jos, deoarece spune că în acest fel ideile și deciziile vin rapid și instinctiv.

Se spune că ședințele care au loc în picioare reduc considerabil timpul general al întâlnirii și îmbunătățesc concentrarea participanților.

În concluzie, puteți încerca fiecare dintre aceste metode și vedeți care funcționează cel mai bine pentru voi și echipele voastre.

Foto: pixabay.com