Deleagă eficace!

Conducătorii de companii se plâng constant că au mult prea multe chestiuni de care trebuie să se ocupe personal și că niciodată nu le ajunge timpul. Asta îi stresează, le reduce productivitatea, capacitatea de comunicare, eficacitatea și le creează frustrări legate de oportunitățile care scapă nevalorificate.

Unii dintre ei nu vor să înțeleagă că există doar un număr finit de inițiative pe care le pot duce la bun sfârșit singuri, astfel încât să nu le rateze și să producă rezultate de calitate. Când nu poți livra, cea mai bună soluție este să nu promiți că faci sau să găsești soluții să delegi colegilor de echipă din sarcinile pe care și ei le rezolvă cel puțin la fel de bine ca tine. Cea mai proastă soluţie este să-ți forțezi limitele. Să te străduiești să faci singur mai mult. Să muncești mai multe ore. Să ignori stresul.

De ce nu ne place să delegăm 

Din nefericire, oamenii nu deleagă cu ușurință. Lipsa de încredere în propria echipă, sentimentul că pierd controlul sau convingerea că ce fac alții nu este destul de bun reprezintă motivele clamate cel mai frecvent de către managerii care evită să delege. Ce nu spun cei care nu deleagă, dar au în minte, este că le displace și efortul inițial de a-i pune la curent pe cei împuterniciți să preia cu statusul lucrării, problemele ei istorice, natura relațiilor cu toți cei implicați și pașii următori agreați.

Ca să poți delega eficace, trebuie să înțelegi că nu ești singurul care poate face, că timpul ocupat cu procesul de inducție merită investit și că tu te poți ocupa de chestiuni mult mai utile folosindu-ți altfel timpul eliberat. Obstacolele menționate pot fi depășite cu puțin efort și ceva voință. Mai greu de depășit este înțelegerea incorectă a conceptului de delegare. Există destui conducători care cred că, dacă au dat o sarcină, eventual din vârful buzelor, au delegat deja tema și nu mai au altceva de făcut decât să aștepte ca rezultatele excepționale să se materializeze. Numai că nu funcționează așa.

Ce este și ce nu este delegarea 

La fel cum hărțuirea sexuală nu este despre sex, ci despre putere, delegarea nu este despre temele date sau primite, ci despre autoritate. Când delegi, transferi puterea de decizie către un nivel ierarhic inferior. Numai învestit cu puterea de decizie, omul ales să rezolve își va asuma și  responsabilitatea. Altfel, nu! Prin urmare, managerul care consideră că delegarea înseamnă că el ia în continuare toate deciziile și că, în același timp, toată responsabilitatea se duce pe umerii nivelurilor ierarhice inferioare este cea mai mare amenințare pentru rezultatele și cultura companiei.

Să delegi înseamnă să explici clar ce este de făcut, nu cum trebuie făcut. Responsabilitatea rezultatelor se împarte între ierarhicul superior, care transferă tema, și cel care urmează să se ocupe de soluționarea ei. Rolul managerului este să stabilească clar așteptările, limitele mandatului și să monitorizeze periodic progresul. El răspunde, în primul rând, în cazul în care rezultatul final este un insucces, pentru că are la îndemână toate pârghiile să intervină din timp dacă lucrurile o iau razna.

În ce condiții are sens să delegi

Înainte să decizi dacă are sau nu sens să delegi o temă, e bine să te asiguri că cel care urmează să preia  responsabilitatea are capacitatea, abilitățile și cunoștințele necesare ducerii ei la bun sfârșit. Nu este productiv nici pentru tine, nici pentru el să arunci omul care nu știe să înoate în apă adâncă doar ca să vezi cum se descurcă. Optim ar fi să existe o balanță echilibrată între capabilitatea executantului de a rezolva situația și lecțiile pe care el le va învăța pe parcursul derulării proiectului.

Timpul pe care urmează să-l aloci, ca lider, pentru inducția și trainingul echipei de proiect trebuie luat în calcul și planificat astfel încât să fie disponibil atunci când este nevoie, adică la început. Pe parcurs, va mai fi nevoie de timp pentru a răspunde întrebărilor și nelămuririlor inerente, precum și pentru evaluarea progresului și stabilirea pașilor următori logici.

Cum faci să delegi eficace

În primul rând, trebuie să stabilești scopul exact al temei pe care o delegi și să te asiguri că între tine ca șef și cel care urmează să execute există o înțelegere clară și comună a obiectivelor asumate și a felului în care ele vor fi măsurate.
Pasul următor este să se agreeze asupra mandatului pe care urmează să-l primească executantul pe parcursul rezolvării temei alocate. Asta înseamnă stabilirea limitelor de autoritate, responsabilitate și răspundere, astfel încât să aibă libertatea necesară de mișcare și, în același timp, să fie clar definite atât sistemele de raportare a progresului, cât și punctele critice unde este nevoie de informare, aprobare și acord asupra pașilor următori.

Să delegi nu înseamnă să scapi de proiectele care nu-ți plac, nici să arunci în capul subalternilor teme de care să nu-ți mai pese niciodată. Oferă suportul necesar și fii disponibil când este nevoie de îndrumarea ta. Depășește-ți ideile preconcepute legate de cum trebuie abordate sarcinile, pentru că nu cunoști detaliile, nici nu ești tu cel care pune în practică. Asigură resursele necesare, comunicarea pe parcursul execuției și monitorizarea rezultatelor. Oferă sugestii doar dacă ți se cer, fără să dai rețete de rezolvare complete. Arată încredere persoanei sau echipei împuternicite,  pentru că numai în felul acesta le netezești drumul către succes. Construiește motivare și implicare vorbind despre cum își vor atinge scopul și în ce fel vor fi recompensați cei implicați. Recunoaște meritele și comportamentele pe care le dorești repetate.

Ca să delegi eficace, este nevoie să alegi corect temele care merită să fie făcute de ceilalți, să desemnezi persoana cea mai potrivită să le rezolve și să folosești un proces coerent de circulație a informațiilor vitale. Nu e chiar ușor să te  desparți de inițiativele pe care le consideri ale tale, dar este de multe ori necesar și benefic pentru companie. Numai așa poți să te ocupi de chestiunile cu adevărat prioritare și să valorifici la maximum potențialul celor care pot să crească și să se perfecționeze preluându-ți din inițiative. Delegarea este singura modalitate cunoscută prin care liderii obțin rezultate mai bune muncind mai puțin, dar mai deștept.

Calin Cavaleru

Călin Cavaleru, Managing Partner, HTDI Consult

Călin este autor, speaker și consultant. Activează în business-ul privat încă din 1991. Simplifică viața conducătorilor de echipe și companii prin tehnici de gândire rațională. Fiind specialist în optimizarea funcționării organizației, își ghidează clienții spre cele mai simple, ieftine și durabile soluții. Călin a lucrat pentru companii din media, producție, banking, asigurări, auto, retail, oil&gas, IT&C, FMCG și producție publicitară, ca trainer pentru echipele de conducere, mentor sau coordonator de proiect.

instagram linkedin twitter google-plus facebook

  •  
  •  
  •  
  •  
  •