Cum să delegați și să dezvoltați o afacere

Cum sa delegati și sa dezvoltati o afacere mica

Mulți proprietari de afaceri mici devin „oameni buni la toate” și nu fac nimic în ceea ce privește gestionarea afacerii lor. Această versatilitate poate fi un avantaj extraordinar atunci când începi o afacere. Cu timpul, însă, această metodă de a face business duce succesul într-un punct mort. Până când nu este dezvoltată echipa și nu sunt delegate unele dintre sarcinile zilnice și responsabilitățile de gestionare, afacerea nu poate crește.

Există o mulțime de decizii și procese care trebuie luate în considerare atunci când vine timpul să se construiască o echipă și să se delege. Tocmai de aceea, pentru a face afacerea mai eficientă, aceste măsuri trebuie luate la începutul activității. Iată care sunt principalele șapte sfaturi pentru o delegare eficientă, după cum le prezintă publicația thebalance.com.

1. Analizați nevoile

Știți ce să delegați și de cine aveți nevoie în echipa voastră. Pentru a face acest lucru în mod eficient, aveți nevoie de o imagine clară a tot ceea ce aveți pe farfurie. Cea mai bună modalitate prin care puteți afla care activități vă consumă cel mai mult timp este să urmăriți cât durează ele, atât pentru munca facturată, cât și pentru cea neplătită.

Dacă țineți evidența a tot ceea ce faceți în timpul zilei de lucru, este foarte probabil să fiți surprinși unde trece timpul și care activități sunt cele mai mari consumatoare. Această analiză poate fi un instrument puternic pentru identificarea posibilelor sarcini de delegat și chiar a unor sarcini care trebuie scoase din program.

2. Explorați-vă opțiunile

Delegarea poate lua forme diferite, iar fiecare opțiune depinde de afacerea și de nevoile voastre. Cel mai eficient sistem de delegare este unul în care puteți avea încredere și care se va dezvolta pe măsură ce nevoile voastre vor crește și se vor schimba.

Două dintre cele mai frecvente opțiuni de delegare includ angajarea unui angajat și externalizarea unui contractor independent.

3. Documentați totul

Înainte de a începe să delegeți, trebuie să aveți evidența tuturor informațiilor, cunoștințelor și proceselor datorită cărora afacerea merge ca pe roate. Aceasta poate fi o provocare deoarece, probabil, nu vă gândiți frecvent la aceste date, ci pur și simplu faceți ceea ce trebuie făcut. Cu toate acestea, o documentație clară și cuprinzătoare este esențială pentru a delega în mod eficient.

În general, toate procesele și sistemele voastre ar trebui să includă un rezumat scris clar, astfel încât orice viitor membru al echipei să poată prelua controlul în orice moment al activității. Această documentare a proceselor și orice alte informații necesare ar trebui să fie păstrate într-o locație centrală, accesibilă tuturor.

4. Elaborați un plan de atribuire a priorităților

După ce procesele au fost documentate și ați creat un sistem pentru distribuirea acestor informații, va trebui să vă gândiți la cele mai importante priorități de delegare și la modul în care veți repartiza, urmări și gestiona activitatea delegată.

Concentrați-vă, mai întâi, pe cele mai mari priorități. Puteți identifica o listă de potențiale elemente de delegare cu prioritate ridicată, răspunzând la aceste două întrebări simple:

  • este nevoie să fie finalizată acum?;
  • trebuie să mă ocup eu de această sarcină sau o poate face altcineva?

5. Utilizați tehnologia

Tehnologia poate simplifica delegarea și poate ajuta echipele să depășească numeroase provocări. Prin tehnologie înțelegem partajarea de fișiere, planificarea task-urilor sau chiar la oportunități de training online.

Citește și: De ce cloud computing este ideal pentru afacerile mici

Dacă aveți o afacere în care membrii echipei sau partenerii se află în diferite locații geografice, tehnologia poate face ca toată lumea să se adune în aceeași cameră. Explorați tehnologia pe care o aveți la dispoziție înainte de a le delega, astfel încât să puteți crea un sistem care facilitează schimbul de informații și colaborarea.

Citește și: Cum să gestionați de la distanță o echipă de start-up

6. Comunicați bine și des

O comunicare bună  este vitală pentru orice tip de echipă. Fără comunicare, nu există o echipă. Atunci când vine vorba despre o delegare eficientă, comunicarea nu doar că trebuie să fie clară, concisă și consecventă, dar trebuie să vă asigurați că fiecare membru al echipei are acces la aceleași informații.

Una dintre modalitățile prin care puteți face asta este să planificați întâlniri face-to-face sau prin teleconferințe, dacă membrii echipei se află în locații diferite. Aceste sesiuni ar trebui să se axeze pe colaborare, schimb de informații și team building. De asemenea, este important să rămâneți accesibili, pentru a răspunde la întrebări, pentru a oferi îndrumare și să ajutați la rezolvarea problemelor, atunci când este necesar.

7. Cultivați încrederea

Încrederea este unul dintre cei mai importanți factori atunci când vine vorba despre delegare și este valabilă în ambele sensuri. Trebuie să aveți încredere că membrii echipei voastre vor finaliza activitatea pentru care sunt responsabili. În același timp, echipa trebuie să aibă încredere că le oferiți toate informațiile de care au nevoie pentru a-și face treaba și că veți fi mereu disponibili să îi susțineți când va fi necesar.

Puteți crea o echipă bazată pe încredere dacă:

  • sunteți respectuoși unii față de celalți;
  • ascultați și auziți ceea ce spun ceilalți;
  • vă focusați pe o comunicare consecventă;
  • spuneți ce veți face și faceți ceea ce spuneți;
  • sunteți onești.

Delegarea eficace poate fi răspunsul pentru proprietarul unei afaceri mici care este în criză de timp. Iar atunci când luați măsuri pentru a vă stabili un proces de delegare eficient, nu doar că vă acordați timp să vă concentrați asupra activităților vitale pentru afacere, dar mai reduceți și din presiunea de a face întotdeauna totul singur.