Articol de: Vera Iurcu
Comunicarea este una dintre funcțiile organizaționale care ajută o companie să rămână eficientă și productivă. Una dintre cele mai importante forme de comunicare organizațională este cea interdepartamentală, după cum afirmă unii specialiști în domeniu. Importanța acesteia devine foarte evidentă atunci când comunicarea suferă.
Încredere
Atunci când departamentele au încredere să-și furnizeze informații exacte, se elimină pașii de verificare suplimentară a datelor, care pot încetini productivitatea. Departamentele ar trebui să se asigure că informațiile pe care le oferă altor departamente, din cadrul aceleiași organizații, sunt fiabile pentru a contribui la îmbunătățirea eficienței operaționale.
Eficienţă
Schimbul de informații între departamente îmbunătățește capacitatea de a respecta proiecțiile de vânzări, de a aproviziona punctele de distribuție și de a avea contracte și documente revizuite de către persoanele potrivite.
Un exemplu concret în acest sens poate fi strategia aplicată de către cei de la Vincon, care este organizată din două companii: una de producție și alta comercială. În cadrul unui eveniment BusinessMark, Ioana Haranguș, HR Director, ne-a povestit pe scurt una dintre manierele în afaceri pe care le-au adoptat în cadrul organizației. Astfel, ea spunea că au creat un mediu în care nu este vorba doar despre „noi producem, voi vindeți”. În schimb, se uită la ce zice piața, dacă le place produsul sau dacă au nevoie să schimbe ceva, și comunică aceste informații către departamentul de producție.
„Am trecut de la o structură ierarhică și piramidală, la o structură de „board of directors” mai plată și cu mai puține structuri, pentru a crea interdependența între cele două companii. Jumătate dintre membrii de board din comercial sunt din producție, iar jumătate dintre cei din producție vin din comercial. Asta ajută foarte mult, pentru că nu poți să ai două agende diferite. Trebuie să fie o singură agendă, cu o strategie a companiei pe termen lung.”
Așadar, optimizarea comunicării între departamente îmbunătățește eficiența funcționării globale a organizației.
Conflict
O comunicare defectuoasă în orice moment al organizației poate duce la conflicte. Dacă departamentul de expediție nu primește notificarea unui transport important, în timp util, pentru livrarea de ziua următoare, acest lucru poate provoca un conflict între mai multe departamente. Arătatul cu degetul și conflictul generează o defalcare în comunicarea interdepartamentală, ceea ce, în final, afectatează productivitatea întregii organizații.
(Foto credit: Climate KIC / Unsplash)
