Planifică gestionarea crizelor și include și relațiile cu mass-media și influeţatorii. Ideal este să alcătuiești un plan pentru a face față unei crize, acoperirii mediatice și a celei de pe reţelele de socializare, care vin la pachet, decât să te ocupi de aceste lucruri de la zero, chiar atunci când se întâmplă. Gândește-te la opțiuni și moduri de acțiune înainte de a avea nevoie să apelezi la ele. Cei implicați în gestionarea relaţiilor cu presa într-o criză ar trebui să includă CEO-ul, șeful diviziei implicate, reprezentanți din departamentul juridic, precum și responsabilii de relațiile cu presa, influenţatorii și social media.
Pregătirea este crucială, iar cea mai mare greșeală este a nu planifica, ceea ce are un efect de cascadă în ceea ce privește tipurile de erori care apar. Fără planificare, nu poți răspunde la fel de repede și nu vei fi pregătit pentru ceea ce vrei să spui și să faci.
Responsabilii de relațiile publice sau cu presa ar trebui să facă parte din procesul de planificare, încă de la început. De asemenea, este important să faci exerciții periodice de simulare a unor scenarii de criză, în care să fie incluși și responsabilii de comunicare, atât internă, cât și externă.
Pregătește-ți purtătorii de cuvânt. Unul dintre cele mai importante lucruri este ca persoana care vorbește cu mass-media să fie cineva care a trecut printr-un anumit tip de pregătire în ceea ce privește relațiile cu jurnaliștii și furnizarea eficientă a informaţiilor de care aceștia au nevoie.
Într-o criză, multe companii îl pun, automat, pe CEO în fața presei. Dar dacă directorul executiv sau alt purtător de cuvânt desemnat nu este antrenat sau familiarizat cu jurnaliștii, cu camerele de filmare și cu microfoanele, precum și cu modul de transmitere a mesajelor și răspunsul la întrebări, acest lucru se poate transforma într-un dezastru și poate înrăutăţi și mai mult situaţia. Toți purtătorii de cuvânt trebuie să fie instruiți să se ocupe de interviuri prietenoase, dar și ostile, deoarece aceasta nu este neapărat o abilitate intuitivă.
Stabilirea unei relații stabile și continue. Companiile care îi mențin pe reprezentanţii mass-media – cum ar fi ziarele locale și posturile de televiziune – informaţi în mod continuu, vor avea mai puține șanse de neînțelegeri cu aceștia atunci când apare o criză. S-ar putea chiar să se bazeze pe mass-media pentru a ajuta la transmiterea informațiilor.
Este foarte important ca organizaţiile să aibă deja o colaborare sau parteneriat cu mass-media, cel puţin la nivel local, fără a aștepta să se întâmple un incident. Dacă ceva nu merge bine, vei avea nevoie de mass-media pentru a te ajuta să transmiţi mesajele tale către oameni și instituții.
Citește și Cum puteţi captiva audienţa prin tehnici de Neuromarketing
